有給休暇の取得状況を把握し通知する仕組みをAIで作る

有給の取得状況を把握する作業は、どこに手間がかかっているのか

手間の正体は「人ごとに付与日がばらばら」なことです。4月入社の人と10月入社の人では、1年の区切りが半年ずれます。

一般に、年10日以上の有給が付与される従業員には、付与日から1年以内に5日を取得させる義務があります（労働基準法39条7項。厚生労働省「年次有給休暇の時季指定」ページで確認）。会社は取得状況を記録する管理簿も作る必要があります（労働基準法施行規則24条の7）。管理簿は、有給を与えた期間中と、その期間の満了後5年間の保存が条文の定めです。ただし厚生労働省の資料では「当分の間は3年間」と案内されています（2026年10月時点で確認。厚生労働省「年次有給休暇の時季指定」ページ、e-Gov法令検索の同規則24条の7）。

この義務を守るために、担当者が毎月やっていることは次の4つです。

• 申請書や勤怠システムから、取得日を管理簿に転記する
• 人ごとに、付与日から数えた「期限」と「残り日数」を計算する
• 5日に届いていない人を洗い出す
• 本人や上司に、声かけの連絡を書いて送る

どれも決まった手順の繰り返しです。ここがAIと相性のよい部分です。

AIに任せられるのは、表づくりと通知文の下書きです

大事な線引きを先に書きます。「5日に足りているか」の判定は、AIに考えさせず、決まった計算式で行います。 文章を作るAIは、数字の判定で間違えることがあるためです。

AIの役目は次の2つに絞ります。

1. 計算式の入った管理表を作る（作り方を聞きながら、表計算ソフトの式を書いてもらう）
2. 通知文の下書きを書く（人ごとの数字は式が出し、AIは言い回しだけを担当する）

1〜3は、一度作れば毎月同じ結果が出ます。4はAIが速く、5〜7は人でなければ務まりません。

通知は「いつ・誰に」出すのか（基準の決め方）

通知が多すぎると読まれなくなります。取得が足りない人にだけ、段階を分けて出すのが基本です。次の基準は一例です。自社の付与日と忙しい時期に合わせて変えてください。

基準の数字（6・9・11か月）は、このサイトでの一例であり、法律で決まった値ではありません。期限直前に一斉に慌てないよう、3回に分けているだけです。

有給の把握と通知は何時間減るのか（試算）

従業員30名、有給の管理を総務・人事の担当者1人が兼務している会社を想定して試算します。

前提は次のとおりです。

• 従業員30名で、申請の記録が紙ではなく電子データ（勤怠システム、または表計算ソフト）にある
• 「いまの時間」は、手作業での転記・計算・連絡を含む一般的な業務量から試算した目安で、実測データではない
• 「AI活用後」は、表と式を最初に作り込み、毎月は結果の確認と送付前のチェックだけを人が行う想定
• 最初の表づくりには別途数時間かかる。この時間は上の表に含めていない
• 年間では 6.5時間 × 12か月 = 78時間。時給2,500円で換算すると年195,000円分（時給は仮定）

付与日がばらばらな会社ほど、いまの時間は長くなり、差は大きくなります。逆に、全員の付与日を同じ日にそろえている会社は、もともとの手間が小さく差も小さくなります。

作り方の手順（担当者が1日で試せる範囲）

最初は全員分ではなく、5人分で試すのが安全です。次の手順で進めます。

1. 管理表を1枚用意する。列は「社員番号・付与日・付与日数・取得日（複数）・取得済み日数・期限・残り日数」
2. 名前は入れず、社員番号だけにする（理由は後述）
3. AIに、表計算ソフトの式の書き方を聞く（下の文例1）
4. 5人分のデータで計算させ、担当者が手計算した結果と一致するか見る
5. 一致したら全員分に広げる
6. 通知文の下書きをAIに作らせる（下の文例2）
7. 毎月1回、結果を確認してから送る。最初の3か月は必ず手で見比べる

AIへの指示文の文例1（管理表の式づくり）

表計算ソフトで、年次有給休暇の管理表を作りたいです。
次の列があります。
A列: 社員番号、B列: 付与日、C列: 付与日数、
D列: 取得日の件数、E列: 期限（付与日から1年後）
やりたいこと:
・F列に、今日の日付から見た「期限までの残り日数」を出す
・G列に、取得日の件数が5に満たなければ「要通知」、5以上なら空欄と出す
使っているソフトは【ソフト名】です。
セルに貼れる式を、初心者向けの説明つきで教えてください。

【ソフト名】を、自社で使っているソフトの名前に置き換えます。列の並びが違う場合は、列の記号を自社の表に合わせて直します。

AIへの指示文の文例2（通知文の下書き）

有給休暇の取得を促す社内メールの下書きを書いてください。
相手: 付与から9か月がたち、取得日数が5日未満の従業員
目的: 期限までに5日取得できるよう、取得予定を教えてもらう
条件:
・責める言い方にしない
・「○月○日までに」の書き方の空欄を残す
・200字以内、敬体

「○月○日」の空欄には、担当者が人ごとの期限を入れます。ここに実際の日付や名前を入れて、外部のAIに貼らないようにします。

導入前チェックリスト

始める前に、次の点を確認してください。

□ 従業員ごとの付与日と付与日数が、電子データで手元にある □ 有給の取得日が、電子データで記録されている（紙の申請書だけではない） □ 通知を最終的に送る人（担当者）が決まっている □ 使うAIに、従業員の名前や個人情報を入れない運用を決めた □ 最初の3か月は、AIが作った数字を手で見比べる時間を確保した

1つでも空いていれば、まずそこを埋めてください。電子データが無い場合、AIより先に記録の電子化が必要です。

任せてはいけないところ

次の3つは、人が持ち続けます。

• 取得時季の決定。 本人の希望と現場の忙しさを見て決める仕事です。AIには現場の事情が見えません
• 時季を指定する判断。 会社側から取得日を指定するかどうかは、労務上の責任が伴います（時季を指定するときは、指定することをあらかじめ本人に明らかにした上で、本人の意見を聴く必要があります。聴いた意見は尊重する努力義務があります。労働基準法施行規則24条の6、e-Gov法令検索で確認）
• 数字の最終確認。 5日未満の人が漏れていないかを、最初の3か月は人が確認します

なお、従業員の名前・社員番号・取得日は個人情報です。無料のAIツールの多くは、入力内容が学習に使われる設定になっている場合があります【各自確認：使うツールの設定画面で確認】。名前を入れず、式づくりや文面づくりだけに使えば、この問題はほぼ避けられます。

よくある質問

Q. 勤怠システムに有給の管理機能がすでにあります。それでも自分で作る意味はありますか。

まず、いま使っているシステムの機能を調べてください。取得状況の一覧と通知の設定があれば、そちらを使うほうが手間は少なくなります【各自確認：契約中のシステムの機能一覧で確認】。表とAIで作るのは、システムに機能が無い場合や、システムが無い場合です。

Q. パートやアルバイトも、この仕組みの対象になりますか。

有給の付与日数は、働く日数によって変わります。10日以上付与される人が、5日取得の対象です【各自確認：週の勤務日数ごとの付与日数は、労働基準法39条3項と同法施行規則24条の3、厚生労働省の案内で確認】。管理表には全員を入れ、付与日数の列で対象かどうかを分けるとよいです。

Q. 通知文にAIが間違った日数を書くことはありませんか。

日数はAIに書かせず、表の式が出した数字を人が文面に入れます。文例2のように、数字の部分は空欄を残す使い方が安全です。

Q. 従業員が10人未満の会社でも、仕組みを作る意味はありますか。

5人分の表なら、AIで式を作るのは30分ほどです。意味があるのは、期限の見落としを防げる点です。対象者が少ないほど、1人の見落としの影響が大きくなります。

Q. 付与日が人ごとにばらばらです。全員の日付をそろえたほうがよいですか。

全員の付与日を同じ日にそろえる方法は制度としてありますが、切り替え時に従業員が不利にならない設計が必要です【各自確認：付与日をそろえる場合の条件は、厚生労働省の年次有給休暇の案内で確認】。まずは付与日がばらばらのまま、表で管理する形で始められます。