36協定・労働時間の異常値を一次チェックする方法

一次チェックとは何か。AIには何を任せてよいのか

一次チェックとは、社労士や労働基準監督署に相談する前に、社内で「普段と違う数字」を見つける作業です。 36協定とは、法律の上限を超えて残業や休日出勤をさせるために、会社と従業員側が結ぶ取り決めです。

一次チェックの中身は、次の3つに分けられます。

• 勤怠の数字を集めて、1人ずつの残業時間を出す
• 出した数字を、法律と自社の36協定の上限に当てる
• 上限に近い人がいたら、本人や上司に確認する

このうち、AIに向くのは3つ目の文面づくりと、表計算ソフトの式づくりの手伝いです。 1つ目と2つ目の計算は、AIに任せません。AIは、計算を間違えても自信のある文章で返してくるからです。 計算は表計算ソフトの式で固定し、AIは「式を作る」「文面を書く」側に回します。

見るべき上限は、いくつあるのか

残業の上限は、特別な取り決めがあるかどうかで変わります。 特別条項とは、繁忙期など臨時の事情があるときだけ、原則の上限を超えられる取り決めです。

上の表の数字は、労働基準法36条にもとづく厚生労働省「時間外労働の上限規制」のページ（hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/overtime.html）に載っている上限です。 同ページでは、単月100時間未満と2〜6か月平均80時間以内は休日労働を含むと示されています。 施行は大企業が2019年4月、中小企業が2020年4月です。

【各自確認：1年単位の変形労働時間制など、労働時間の決め方が特殊な会社や、建設業・自動車運転・医師など上限が別に定められた業種は、数字が変わる。厚生労働省の上記ページで自社の区分を確認】

注意点が2つあります。

• 数える対象が行ごとに違います。休日労働を足すのは、表の3行目と4行目です
• 上の数字は法律の上限です。自社の36協定に書いた上限が、これより低いことがあります

チェックに使うのは、自社の36協定の数字です。法律の数字だけで見ると、協定の上限を先に超えてしまいます。 協定を結んで届け出ていない会社、有効期間が切れている会社は、上限の前にそこから直す必要があります【各自確認：協定の届出の状態は、管轄の労働基準監督署または社労士に確認】。

月にどれだけ時間が減るのか。従業員50人の会社の試算

一般的な業務量から、月次で勤怠を確認する会社を想定して試算します。

試算の前提は次のとおりです。これは公開された調査の数字ではなく、このサイトでの目安です。

• 従業員は50人。勤怠は毎月CSVで書き出せる
• いまは、勤怠システムの画面や表計算ソフトを見ながら、人事担当者が1人ずつ手で確認している
• AI化後は、上限の突き合わせを表計算ソフトの式で自動にし、文面の下書きだけAIに任せる
• 時給は2,500円で換算する（自社の人件費に置き換える）

7.5時間は、時給2,500円で月約1万9,000円、年で約22万円の計算です。 表の準備には、最初の1回だけ約4時間かかる見込みです。回収は2か月以内です。 自社の数字は、先月の作業時間を1回計ってから置き換えてください。

表計算ソフトに警告の線を入れる手順

AIに任せる前に、警告の線を表計算ソフトの式で固定します。手順は次のとおりです。

1. 自社の36協定を開き、月・年・特別条項の上限を書き出す
2. 勤怠システムから、月別の時間外労働と休日労働をCSVで出す
3. 氏名を社員番号に置き換える（AIに渡す前の必須作業）
4. 表計算ソフトに、色を変える式を入れる（式づくりはAIに手伝わせてよい）
5. 手計算できる3人分で、式の結果と合っているかを確かめる
6. 毎月、警告が出た人だけを人が見る

警告の線は、上限ぴったりにしません。手前に段階をつけます。

線の置き方は一例です。自社の協定に合わせて決めてください。 5の検算は省きません。式が1行間違っていると、間違ったまま毎月動き続けるからです。

AIへの指示文の文例（3本）

3本とも、氏名は入れず、社員番号（例：A001）で書きます。

文例1：警告を出す式を作る

表計算ソフトの式づくりに使います。

表計算ソフトで、従業員ごとの時間外労働を管理する表を作っています。
シート「時間外」には、A列に社員番号、B列からM列に4月から3月までの月ごとの時間外労働（時間単位）が入っています。
次の警告を出す式を、Excelの関数で書いてください。
・その月が◯時間（協定の月の上限の8割）を超えたら「黄」
・その月が◯時間（協定の月の上限）を超えたら「橙」
・橙になった月の数が、年間で◯回（協定の回数の上限）に達したら「赤」
式だけでなく、各式が何をしているかを1行ずつ説明してください。

◯を自社の協定の数字に置き換えます。返ってきた式は、手順5の検算を通してから使います。

文例2：上司への確認文の下書き

警告が出た人の上司に送る文面に使います。

次の内容で、部署の上司宛ての確認メールを書いてください。丁寧で短い文面にします。
・対象：社員番号◯◯◯（氏名は入れない）
・状況：今月の時間外労働が◯時間で、協定の月の上限まであと◯時間です
・聞きたいこと：今月の残りの業務の見通しと、人員や業務の調整が必要か
・返信の期限：◯月◯日
責める言い方にはせず、事実と確認事項だけを書いてください。

◯を社員番号・時間・期限に置き換えます。氏名と部署名は、送る直前に人が足します。

文例3：社労士への相談メモの下書き

社労士に相談する前の、状況整理に使います。

社労士への相談メモを、次の材料から整理してください。
・警告が出た人数：◯人（すべて社員番号で表記）
・警告の種類：単月の超過が◯人、2〜6か月平均の超過が◯人
・超過が出た部署と、考えられる理由（人員不足、繁忙期など）：◯◯
・すでに社内でとった対応：◯◯
「事実」「社内での見立て」「相談したいこと」の3つの見出しに分け、見立ては推測だと分かる書き方にしてください。

一次チェックで、任せてはいけないこと

次の3つは、AIにも表計算ソフトにも任せません。

• 超過の原因の判断。忙しかったのか、人が足りないのか、打刻が実態とずれているのかは、現場を知る人にしか分かりません
• 是正の指示。誰にどの業務を減らさせるかは、人事と上司の判断です
• 労働基準監督署への届出や、社労士とのやり取り

もう1つ、勤怠の数字そのものが正しいかを疑う目も、人が持ちます。 打刻の時間と、実際に働いていた時間は、ずれることがあります。パソコンの起動時刻や入退室の記録と、たまに突き合わせてください。 AIにも表計算ソフトにも、打刻の外にいる実態は見えません。

導入前チェックリスト

始める前に、次を確認してください。

□ 自社の36協定が有効期間内で、届出済みの控えがある □ 協定に書いた月・年・特別条項の上限を、表に書き出した □ 勤怠システムから、月別のCSVを出せる □ 氏名を社員番号に置き換える手順を、担当者が決めた □ 式の検算を、手計算できる3人分で行った □ AIに個人情報を入れない決まりを、担当者に伝えた □ 警告が出た人にだれが連絡するか、社内で決めた

AIには勤怠の生データを渡しません。渡すのは、社員番号と時間だけにそろえた表までです。 AIツールの設定で、入力した内容が学習に使われるかどうかを確認してください【各自確認：使うAIツールのデータの取り扱いの説明ページで、2026年9月時点の設定を確認】。

よくある質問

Q. 管理職の労働時間も、この一次チェックに入れますか。

管理職の扱いは、肩書きではなく実態で決まります。 労働基準法の管理監督者にあたるかどうかで、時間外労働の上限規制の扱いが変わります【各自確認：管理監督者の範囲と労働時間の把握の要否は、管轄の労働基準監督署または社労士に確認】。 名ばかり管理職の可能性がある人は、いったん一次チェックの表に入れて見ておくと安全です。

Q. 勤怠システムに警告機能があります。それでもこの方法は要りますか。

警告機能が自社の36協定の数字で設定されているなら、突き合わせの表は要りません。 その場合に残るのは、警告が出た後の連絡文と、社労士への相談メモの下書きです。 まず、システムの警告が、月・年・2〜6か月平均のどこまで見ているかを確認してください。

Q. 36協定を結んだかどうか、記憶が曖昧です。どこで確認しますか。

届出をしたときの控え（受付印のあるもの、または電子申請の到達記録）で確認します。 控えが見つからない場合は、管轄の労働基準監督署か社労士に問い合わせてください。 確認できるまで、残業をさせる前提のチェックは始めないでください。

Q. 打刻が実態より少ないかもしれません。AIで見つけられますか。

見つけられません。AIが見るのは、渡された打刻の数字だけです。 パソコンの利用記録や、入退室の記録との突き合わせは、人が抜き取りで行います。 打刻の外にいる実態を数字にする作業は、一次チェックの前提として別に必要です。

Q. 無料のAIに、勤怠データを入れてもよいですか。

氏名などの個人が特定できる情報は入れません。社員番号と時間だけにそろえた表までにしてください。 無料版は、入力した内容が学習に使われる設定になっている場合があります【各自確認：使うAIツールの設定画面と利用規約で確認】。 迷うときは、式づくりと文面づくりに使い、勤怠の数字そのものは表計算ソフトの中だけで扱います。