退職者の業務引き継ぎ資料をAIで作る

引き継ぎ資料の、どこまでをAIに任せられるのか

引き継ぎ資料には、業務の一覧、手順書、取引先ごとの注意点の3つが要ります。 このうち、話した内容を整理して文章の形にする部分をAIが担えます。 判断の理由や例外の線引きは、人が持ちます。

引き継ぎで抜けやすいのは、毎日の業務ではありません。 年に数回しか起きない業務と、「いつもやっているので書くまでもない」と本人が思っている手順です。 一覧づくりの段階で、この2種類を意識して聞き出します。

退職者1人分の引き継ぎ資料は、何時間が何時間になるのか（計算例）

前提を置いた計算例です。従業員50名の会社で、退職者1名の担当が週次・月次・不定期を合わせて20業務ある場合で試算しています。

試算の前提は次のとおりです。

• 数字は実測ではなく、一般的な業務量から置いた仮定です
• 手順書は1本あたり、いまは書くのに1.5時間、AI活用後は聞き取りを含めて0.6時間と置いています（読み合わせの確認は表の別の行です）
• 時間は退職者・後任・上司の作業を合算したものです
• 人件費を1時間3,000円と置くと、24時間の差は72,000円の計算です（自社の単価に置き換えてください）

確認の時間が2時間増えるのは、AIの下書きを本人と後任が1本ずつ読み合わせるためです。 この時間を削ると、間違った手順書がそのまま後任に渡ります。

引き継ぎ資料をAIで作る手順（5ステップ）

最終出社日までが1か月の場合の進め方です。

1. 退職が決まった週に、退職者と日程を決める。 聞き取りは1回60分を数回に分けます。1回で全部は聞けません
2. 業務の一覧を作る。 本人に思いつく業務を話してもらい、予定表・共有フォルダのフォルダ名・送信済みメールの件名一覧と突き合わせます。AIに渡すのは件名の一覧までにして、メールの本文は渡しません
3. 業務ごとに話してもらい、文字にする。 話した内容を録音して文字にするか、聞き手がメモを取ります。音声を文字にする機能は、使っている会議ツールやAIツールで有無が違います【各自確認：契約中のツールの公式ヘルプで確認】
4. 文字にした内容を、AIに手順書の形へ直させる。 次の章の指示文を使います
5. 退職者と後任が読み合わせ、後任が退職者のいる間に1回やってみる。 実際にやると、書かれていない前提が見つかります

AIの下書きを本人が読んで直す作業は、手順書の品質を決める工程です。 最終出社日の直前に回すと、直す時間がなくなります。

AIへの指示文の文例（業務一覧・手順書・抜け漏れ）

そのままコピーして使えます。取引先名や個人名は、貼る前に「A社」「担当者B」のような記号に置き換えます。

文例1: 話した内容から、業務の一覧を作る

聞き取りの文字起こしを渡して、業務の表を作らせる指示です。

以下は、退職する担当者が話した内容の文字起こしです。
この人が担当している業務を、表にしてください。
列は「業務名」「頻度（毎日・毎週・毎月・不定期）」「相手（社内の部署名、取引先はA社などの記号）」「使う道具や場所」「話の中で分かった期限」です。
話の中に出てこない項目は、推測せず「不明」と書いてください。
最後に、業務として成り立っているか分からない曖昧な言及を、別の一覧にしてください。

【文字起こし】
（ここに貼る）

「（ここに貼る）」を、聞き取りの文字起こしに置き換えます。 「不明」が多い行は、次の聞き取りで本人に聞く行です。

文例2: 業務1つ分の手順書の下書きを作る

1つの業務の話から、手順書の形に整えさせる指示です。

次の文字起こしから、「◯◯業務」の手順書の下書きを作ってください。
・手順は番号をつけ、1つの手順は1文にする
・「いつ」「誰に」「何を使って」が話にない手順は、末尾に「要確認」と付ける
・例外の対応は、手順の後ろに「例外」として別に書く
・話にない内容を足さない。分からない点は最後に質問として並べる
・パスワードやログインIDは書かない

【文字起こし】
（ここに貼る）

「◯◯業務」を実際の業務名に置き換えます。 「要確認」が付いた手順は、退職者に確認してもらいます。

文例3: 後任がつまずく点を、質問の形で出させる

できあがった手順書の穴を、後任の目で探させる指示です。

次の手順書は、退職する担当者の業務の引き継ぎ用です。
この業務を初めてやる後任の担当者が、つまずきそうな点や、書かれていない前提を10個、質問の形で出してください。
質問は「相手は誰か」「期限はいつか」「間違えたらどうなるか」「他の業務との関係」の4つの観点で分けてください。

【手順書】
（ここに貼る）

出てきた質問のうち、退職者だけが答えられるものを、最終出社日の前に本人へ聞きます。 退職後に気づいた疑問は、聞ける相手がいません。

引き継ぎ資料づくりを始める前のチェックリスト

始める前に、次の7つを確認します。社内で共有する場合は、このまま印刷して使えます。

□ AIに入れる情報の範囲を決めた（取引先名・個人名は記号にする） □ 使うAIツールで、入力した内容が学習に使われる設定になっていないか、管理画面で確認した【各自確認：ツールごとの公式ヘルプで確認】 □ 録音する場合、目的と保存する期間を退職者に伝え、同意を取った □ 聞き取りの日程（1回60分を何回か）を、退職者と後任の予定表に入れた □ パスワード・ログイン情報は、資料とは別の管理方法で渡すと決めた □ 後任が退職者のいる間に1回やってみる日を決めた □ 資料の置き場所と、あとで直す担当者を決めた

AIに任せてはいけない部分と、入れてはいけない情報

任せてはいけないこと

• 例外対応の線引き。「この金額を超えたら部長に相談」のような線は、会社が決めます
• 取引先との関係の細かい事情。「この担当者には先に電話で一報を入れる」のような話は、本人から聞き出して人が書きます
• 内容が正しいかの最終確認

AIは、話にない手順を、もっともらしく補って書くことがあります。 文例2で「話にない内容を足さない」と指定するのはこのためです。 それでも足されることがあるので、確認は省きません。

入れてはいけない情報

• パスワード、ログインID、認証コード
• 取引先や社員の個人情報（氏名・連絡先・住所）
• 退職の理由、人事評価、本人の事情に触れる話

これらは、AIにも手順書の本文にも入れません。 パスワード類は、会社が決めた管理方法で別に渡します。 手順書には「ログイン情報は、管理表の◯◯を見る」とだけ書きます。

よくある質問

退職者が資料づくりに協力してくれない場合は、どうすればよいですか。

本人の話が聞けないと、AIに渡す材料がありません。 その場合は、上司・同じ業務を見ていた同僚・取引先への確認と、共有フォルダやメールの件名一覧から、分かる範囲を組み立てます。 組み立てた内容は推測を含むため、資料に「本人未確認」と書いておきます。

引き継ぎ資料には、最低限どこまで入れれば足りますか。

最低限は、次の4つです。

• 定期業務の一覧（頻度と期限つき）
• 業務ごとの手順
• 取引先や社内の関係者ごとの連絡先と注意点
• 使っている道具と、書類やデータの保管場所

まず定期業務の一覧を作り、期限が近い業務から手順書にします。

退職者の話を録音して、AIで文字にしてよいですか。

録音する目的と保存期間を本人に伝え、同意を取ってから行います。 社内規程や法律上の扱いは会社ごとに違うため、始める前に確認します。【各自確認：社内規程と法律上の扱いは、社会保険労務士または弁護士に確認】

退職者のメールを、AIに読ませて業務を拾ってよいですか。

このサイトでは、本文は渡さず、件名の一覧までにすることを勧めています。 会社のメールでも、私的な内容や第三者の個人情報が混ざるためです。 読ませる範囲と目的は、社内で決めて本人にも知らせます。【各自確認：社内規程と、社会保険労務士など専門家の見解で確認】

無料版のAIで、引き継ぎ資料は作れますか。

作ること自体はできます。 ただし、入力した内容が学習に使われる設定の場合があるため、取引先の情報を入れる前に設定を確認します。 記号に置き換えてから貼る運用なら、リスクは下がります。【各自確認：利用中のAIツールの公式ヘルプで、入力内容の学習利用の有無と設定方法を確認】