内定者フォローの連絡文をAIで作る｜任せる範囲と指示文の文例

内定者フォローの連絡文は、AIにどこまで任せられるのか

内定を承諾した後も、入社までの間に気持ちが揺れる人はいます。 連絡が遅れたり、事務的な文面だけが続いたりすると、その不安は放置されます。

一方で、採用担当者は現場の仕事や次の採用と掛け持ちです。連絡は後回しになりがちです。

任せる範囲と、任せない範囲は次のとおりです。

送信までAIに任せると、材料にない約束を書き足した文面が、そのまま内定者に届くおそれがあります。 このサイトでは、下書きまでをAIの範囲とします。

連絡文づくりは何時間減るのか（試算）

内定者10名、内定から入社まで6か月の1サイクルで計算します。連絡は月1回の近況確認が6回、手続きの案内が2回です。

試算の前提は次のとおりです。

• 内定者は10名。1人あたりの質問は、入社までに平均3件
• 1通ごとの時間は、一般的な業務量からの目安。自社の数字に置き換える
• AI化後の下書きは、人が読んで直す時間を含む
• 送信前の確認は、AIが書いた文を原本と照合するため、いまより増える

確認の時間は、増えます。ここを削ると、誤った日時や約束が内定者に届きます。

時給を2,500円と仮置きすると、差の約9.7時間は約2.4万円です（仮置きの数字）。 金額は大きくありません。価値は、連絡が遅れないことと、担当者が個別の対話に時間を使えることです。

内定者への連絡は、どの場面で何を送るのか

時期ごとの連絡と、AIと人の分担は次のとおりです。

月1回の近況確認は、回数の決まりがあるわけではありません。 この記事の試算が、月1回を置いているだけです。1か月以上、何も連絡が届かない状態を作らない目安として使えます。

参考になる調査は、マイナビ総合研究所の「内定者向けフォローに関する調査」です（2026年7月3日公表、2026年4月3日〜15日実施、有効回答1,936名）。 内定者期間中にフォローを受けた社会人1〜3年目の回答で、頻度は「1カ月に1回程度」が27.3%、「1カ月に1回以上」の合計が59.3%でした。 受け取った側の実感であり、企業に推奨された回数ではありません。 出典：株式会社マイナビの発表資料（2026年10月に原文で確認）https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000002451.000002955.html

内定者フォローの連絡文で使える指示文の文例

AIに渡す指示文の文例を4本置きます。 「（　）」の部分を、自社の内容に置き換えて使います。

月1回の近況確認のメール

何に使うか：内定者に近況をうかがう、月1回のメール本文の下書き。

あなたは、従業員50名ほどの会社の人事担当者です。
来春入社予定の内定者に送る、月1回の近況確認のメール本文を書いてください。

【目的】入社までの不安を聞き出し、返信しやすい雰囲気をつくる
【書くこと】
・近況をうかがう一文
・会社からの共有事項（下の【共有事項】をそのまま使う）
・返信は短くて構わないと伝える一言
【書かないこと】
・給与、配属先、入社日など、条件に関わること
・材料にない社内の出来事
【共有事項】（例：10月に内定者の懇親会を開く予定。日程は決まり次第連絡する）
【条件】400字以内。です・ます調。堅すぎず、やわらかく。
宛名と署名は入れないでください（人が付けます）。

【共有事項】を、その月に伝えたい内容に置き換えます。書かないことの欄は、そのまま残します。

個別の一文（面接メモから）

何に使うか：「あなたのことを覚えています」と伝わる一文を、3案出す。

次の面接メモの要約から、内定者に向けた一文を3案書いてください。

【面接メモの要約】（例：学生時代に飲食店のアルバイトで新人指導をした経験を話していた。地元で働きたい希望が強い）

【条件】
・1案あたり60字以内
・メモにない事実は書かない
・配属や担当など、仕事の約束につながる表現は使わない
・宛名は入れない

【面接メモの要約】を、氏名を除いた要約に置き換えます。3案から1つを人が選び、自分の言葉に直します。

手続き案内のメール

何に使うか：提出書類のお願いを、期限つきで案内する。

次の材料だけを使って、入社手続き書類の提出をお願いするメール本文を書いてください。

【提出物】（例：入社承諾書、通勤経路の届出、社内で必要な書類）
【提出期限】（例：◯月◯日）
【提出方法】（例：返信メールに添付、または郵送）
【問い合わせ先】（例：人事課の代表メールアドレス）

【条件】
・提出物は箇条書きにする
・期限は本文の冒頭に近い位置に1回書く
・材料にない書類や日付を書き足さない
・宛名と署名は入れない

材料の欄を自社の内容に置き換えます。提出物の一覧は、AIではなく人が社内の手続き表から写します。

内定者からの質問への返信案

何に使うか：内定者から届いた質問への、返信案を作る。

次の質問に対する、返信メールの案を書いてください。

【内定者からの質問】（ここに質問の文章を貼る。氏名は消しておく）
【会社として答えてよい内容】（例：入社初日は9時に本社1階の受付に集合。服装はスーツでなくても構わない）

【条件】
・上の「答えてよい内容」だけを使って答える
・答えが材料にない項目は「確認して改めてご連絡します」と書く
・不安がにじむ質問には、最初の一文で気持ちを受け止める
・300字以内。宛名と署名は入れない

【会社として答えてよい内容】は、人が先に書きます。ここを空にすると、AIは想像で答えを作ります。

AIに任せてはいけない連絡はどれか

次の連絡は、AIに文面を作らせません。人が自分の言葉で書きます。

• 条件を伝える・変えるとき：給与、配属、勤務地、入社日の確定や変更。誤りは、そのまま約束になります
• 内定の取り消しや、入社日の変更に関わるとき：人が書きます
• 不安や辞退をほのめかす連絡への返信：気持ちに関わる返信は、電話や、自分の言葉のメールが向いています
• 入社前の課題や研修を依頼するとき：人が書きます

不安や辞退のほのめかしには、AIの返信案が「整いすぎた文面」になりがちです。 案を参考にするのは構いませんが、送る前に人が読み、必要なら人が電話で話します。

送る前のチェックリストと個人情報の扱い

AIが書いた連絡文は、送る前に次の項目を1つずつ確認します。

• □ 日付・時刻・場所・提出期限が、社内の原本（募集要項・日程表）と一致している
• □ 給与・配属・入社日など、条件に触れた文がない（ある場合は原本と照合した）
• □ 材料にない事実や約束が、書き足されていない
• □ 宛名と署名を人が付け、宛先を1件ずつ確認した
• □ 内定者の氏名・住所・電話番号を、AIに入力していない
• □ 気持ちに関わる返信は、人が読んで自分の言葉に直した

確認は、原本と並べて行います。AIの文面だけを読んでも、日時の食い違いには気づけません。

個人情報については、次のルールで運用します。

• AIに入力するのは、氏名を除いた面接メモの要約と、質問の文章まで
• 学校名・住所・連絡先など、本人を特定できる情報は入れない
• 使うAIツールが入力内容を学習に使うかは、【各自確認：利用中のAIツールが入力を学習に使うか。各ツールの公式ヘルプの「データの利用」の項で確認】
• 送信は人が行い、AIとメールの自動連携で送らない

よくある質問

内定者フォローの連絡は、月に何回送ればよいですか

正解の回数は示せません。企業が内定者に連絡する頻度を調べた公的な統計は、厚生労働省・経団連などの公表資料を2026年10月に検索しましたが、見つかりませんでした（公的統計はなく、このサイト独自の目安）。 民間の調査では、マイナビ総合研究所の調査（2026年7月公表、有効回答1,936名）で「1カ月に1回程度」が27.3%、「1カ月に1回以上」の合計が59.3%でした。 この記事の試算は、月1回の近況確認と、手続き案内2回を置いています。 1か月以上、何の連絡も届かない状態を作らないことを、最低の目安にします。

内定者に、AIが書いた文だと気づかれませんか

気づかれるかどうかは、断言できません。 共通文だけを一斉に送ると、AIでも人でも「同じ文面が届いた」と伝わります。 個別の一文を人が選んで足せば、その心配は小さくなります。

新卒と中途では、連絡文の作り方は変わりますか

変わります。 退職の交渉の進み具合を細かく聞く文面は、AIに作らせず、人が電話で確認します。 近況確認の指示文は、「学生生活」の表現を外し、「入社日までの予定」を聞く形にします。

内定承諾後に、返信が途切れた内定者への声かけも、AIに任せられますか

下書きは任せられますが、送るかどうかの判断と、最初の一通は人が行います。 返信が途切れた理由は、忙しさ、不安、他社との比較など、文面からは分かりません。 まず人が電話やメールで様子を確かめ、その後の案内をAIの下書きで整えます。

LINEやチャットツールで連絡している場合も、同じ指示文を使えますか

使えます。指示文の「メール本文」を「短いチャットの文章」に、「400字以内」を「150字以内」に置き換えます。 社内で内定者との連絡にチャットを使ってよいかは、先に人事のルールで決めておきます。