車両管理（点検・保険更新）の事務をAIで減らす

車両管理の事務のうち、AIに任せられるのは何か

車両管理の事務は、3つに分けられます。

• 期限を守る（車検、点検、保険の満期）
• 関係先に連絡する（整備工場、保険代理店、運転者）
• 記録を残す（整備の内容、費用、事故やヒヤリとした出来事）

このうち「連絡の文面づくり」と「記録の書き起こし」は、形が毎回同じです。 形が同じ仕事は、AIの得意分野です。 一方、期限の確認と補償の選択は、間違えると損害に直結します。 ここは人が持ち続けます。

車両管理の事務は、年に何時間減るのか（試算）

社用車15台の会社を例に、年間の時間を試算します。

試算の前提は次のとおりです。

• 社用車は15台。車ごとに保険の満期日が違う会社を想定しています
• 1台につき、年に車検か点検の連絡が計2回あると仮定しています
• AI化後の時間には、人がAIの下書きを確認して直す時間を含めています
• 時給は2,500円で計算しています（人件費と諸経費の仮置き）
• 時間はすべて、一般的な業務量からこのサイトが置いた目安です

25.5時間を時給2,500円で換算すると、年間で約6万4千円分です。 台数が5台なら約8.5時間、30台なら約51時間と、台数にほぼ比例します。

点検や車検の間隔は、車の種類と使い方で決まりが違います。 【各自確認：自社の車の点検・車検の間隔は、車検証と国土交通省の案内で確認】

期限の管理は、AIと表計算のどちらに任せるのか

期限の日付計算は、表計算ソフトの関数に任せます。 AIは日付の足し算を間違えることがあり、間違いに気づきにくいためです。 AIに任せるのは、表の作り方の相談と、期限が近い車の案内文の下書きです。

ルールで決まる処理は関数で固定し、言葉を整える部分だけAIに頼む。 この分け方が、いちばん事故が少なくなります。

期限の一覧を作る手順

1. 表を「1行1台」で作ります。列は、車の呼び名（営業車3号など）、車検の満了日、次回の点検日、自賠責保険の満了日、任意保険の満期日、担当の運転者、入庫先です
2. ナンバーや車台番号は、表に載せません。社内で決めた呼び名で管理します
3. AIに「この列の表で、期限が60日以内の行に色を付ける設定の手順を教えてください」と聞き、そのとおりに設定します
4. 月初に、色が付いた行だけをAIに渡し、担当者への案内文の下書きを作らせます
5. 年に1回、全台の満了日を車検証と保険証券に見比べます。表の日付が正しいかを、人が確かめる工程です

自賠責保険の満了日と車検の満了日は、列を分けて管理します。 【各自確認：自賠責保険の満了日は、手元の自賠責保険証明書で確認】

保険更新の準備は、AIにどこまで頼めるのか

保険更新の準備は、時間が最もかかる業務です（前の表で年12.5時間）。 AIに頼めるのは、次の3つです。

• 現在の契約内容を、同じ項目の一覧に整えること
• 保険代理店への、見積依頼の文面の下書き
• 返ってきた見積を並べるための、比較表の項目案

頼めないのは、どの補償を残し、どれを外すかの判断です。 補償を減らして保険料を下げると、事故のときに自社の負担が増えます。 この判断は、経営者か総務の責任者が、見積書の中身を見て決めます。

AIに渡す前に、次の置き換えをします。

• 契約者名、運転者名 → 「契約者」「運転者A」
• 証券番号、ナンバー → 「証券1」「営業車3号」
• 住所 → 書かない

文例：整備工場・保険代理店・運転者への連絡を下書きする指示文

整備工場への予約依頼

点検の予約メールを作るときに使います。

次の情報から、整備工場への点検予約の依頼メールを書いてください。
丁寧で短く、3段落以内にしてください。
・車の呼び名：営業車3号
・依頼内容：12か月点検と、オイル交換の見積
・希望日：◯月◯日〜◯月◯日の平日
・預ける時間の目安：半日
・代車：必要
・連絡先：総務担当の◯◯
情報が足りない点は、書かずに質問してください。

◯◯の部分を、自社の内容に置き換えます。 最後の1行が大事です。書かせないと、AIが日時や連絡先を勝手に補うことがあります。

保険代理店への見積依頼

更新の見積を依頼する文面と、比較表の項目を作るときに使います。

次の情報をもとに、保険代理店へ送る更新見積の依頼文を書いてください。
・対象車：営業車1号〜5号
・満期日：◯月◯日
・現在の補償：別紙の一覧のとおり
・見積で確認したい点：補償を変えた場合の保険料の差、事故を起こしたときの翌年の保険料への影響
・回答の期限：◯月◯日
依頼文のあとに、返ってきた見積を比べるための表の項目案も出してください。

◯月◯日と対象車を、自社の内容に置き換えます。 「別紙の一覧」には、置き換えを済ませた契約内容の表を付けます。

運転者への案内

車を預ける日の案内を、運転者に送るときに使います。

次の内容で、運転者向けの短い案内文を書いてください。
・対象車：営業車3号
・入庫日：◯月◯日の朝9時まで
・入庫先：◯◯整備
・その間の代わりの車：営業車5号を使う
・お願い：車内の私物と、ETCカードを出しておく
やわらかい言い方で、5行以内にしてください。

◯◯を自社の内容に置き換えます。 送る前に、入庫日と代わりの車が、ほかの予定と重なっていないかを人が見ます。

車両管理で、AIに任せてはいけないことは何か

次の5つは、AIに任せません。

車検証や保険証券には、氏名・住所・番号が載っています。 写真をそのままAIに入れません。 無料版のAIは、入力した内容が学習に使われる設定の場合があります。 設定を確認し、迷うときは置き換えてから渡します。

導入前チェックリスト

始める前に、次の項目を確かめます。

□ 社用車の一覧（呼び名、台数、担当の運転者）が、1つの表にまとまっている □ 車検・点検・自賠責・任意保険の満了日が、車ごとに表に入っている □ 表の満了日を、車検証と保険証券に見比べた日が記録されている □ AIに入れる情報から、氏名・住所・証券番号・ナンバーを外す決まりがある □ AIが作った文面を、送る前に人が見る担当者が決まっている □ 使うAIの、入力内容の学習に関する設定を確認した □ 事故が起きたときの連絡先と、報告の流れが紙か表で共有されている

3つ以上が空いている会社は、AIの前に、表を整えるところから始めます。 表が整うだけでも、期限切れの心配は減ります。

よくある質問

Q. 社用車が5台ほどでも、AIを使う意味はありますか。

台数にほぼ比例して時間が減るため、5台なら年に約8.5時間の計算です。 ただし最初の表づくりに数時間かかります。 効果が出るのは、表を作った翌年からです。

Q. 車検の期限を、AIが毎月知らせてくれますか。

AIは自分から通知を出しません。 知らせる仕組みは、表計算ソフトの色付けや、カレンダーの通知で作ります。 設定の手順は、使っているソフトの説明で確認します。 AIには、その設定の手順を聞くことができます。

Q. 保険証券の写真から、満期日をAIに読み取らせてよいですか。

読み取らせることはできますが、数字を読み違えることがあります。 氏名・住所・番号は、隠してから渡します。 読み取った満期日は、必ず証券の原本と見比べます。

Q. アルコールチェックや運転日報の記録も、AIで減らせますか。

記録の様式づくりと、月ごとの集計の下書きは、AIで減らせます。 確認そのものを、AIに代わらせることはできません。 確認の義務や記録の保存期間は、法令で決まっています。 酒気帯びの確認の記録は1年間保存します（道路交通法施行規則9条の10第7号。e-Gov法令検索の条文で確認、2026年10月時点）。 安全運転管理者を置く基準は、使用の本拠ごとに、乗車定員11人以上の車が1台以上、それ以外の車が5台以上です（道路交通法74条の3第1項を受けた同法施行規則9条の8第1項。e-Gov法令検索の条文で確認、2026年10月時点）。 大型・普通自動二輪車は1台を0.5台として数えます（同条3項）。 【各自確認：自社の台数が安全運転管理者を置く基準に当たるか。台数の数え方（二輪車の換算など）は、管轄の警察署の案内で確認】

Q. リース車や、社員の自家用車を業務で使う場合も、同じ表で管理できますか。

表には入れられますが、点検と保険の持ち主が違います。 リース会社の案内では、メンテナンスリースは法定点検や車検の費用をリース料に含むプランとされています（ホンダファイナンスのリース案内の例。https://www.honda.co.jp/HFC/lease/ 、2026年10月時点）。 含まれるかどうかは契約の種類で異なるため、契約書で確認します。 自家用車の業務使用は、保険の対象になるかを、代理店に確認します。 【各自確認：自社のリース契約書と、加入している保険の約款で確認】