社内報・社内ニュースレターの作成をAIで進める

社内報1号の作成時間のうち、AIで減らせるのはどこですか

社内報の手間は8つの工程に分けられます。AIが大きく効くのは、記事を書く工程と、定型のお知らせです。

社内報1号あたりの試算

試算の前提は次のとおりです。

• 従業員50名の会社で、月1回発行。総務の担当者1人が兼務で作る
• 1号は、インタビュー記事1本、部署からの寄稿2本、お知らせ数件の構成
• 1号あたり188分の削減。月約3.1時間、年約38時間
• 時給換算は3,000円と置く。年約11万円。自社の人件費に置き換えて計算する
• 数字は公的な統計ではなく、一般的な業務量から置いた目安である

取材と本人確認の時間が減らないのは、どちらも「人と話す・人が決める」仕事だからです。 発行が月2回なら削減は倍になります。年4回なら約12.5時間です。

部署への原稿依頼と催促は、AIでどう楽になりますか

依頼文と催促文は、毎回ほぼ同じ形で、相手だけが変わります。AIが得意な「定型の作成」です。 60分が40分に縮む試算です。減るのは文章を考える時間で、返事を待つ時間は減りません。

何に使うか：部署の責任者へ送る、原稿依頼のメッセージを作らせる。

あなたは、中小企業の総務の担当者です。
社内報の原稿依頼のメッセージを、部署の責任者宛てに作ってください。
次の材料にない日付や条件は作らないでください。

【材料】
・依頼先：◯◯部の責任者
・依頼内容：部署の最近の取り組みを、400字前後で
・締切：◯月◯日
・提出先：◯◯（担当者名は書かない）
・発行予定日：◯月◯日

【書き方】
1. 冒頭の1行で「何を、いつまでに」を書く
2. 忙しい相手なので、全体を5行以内に収める
3. 断りにくい命令調にせず、丁寧に頼む
4. 最後に「箇条書きのメモでも構いません」と添える

◯◯を自社の内容に置き換えて使います。 最後の一言が効きます。完成した文章でなくメモでよいと伝えると、原稿が集まりやすくなることがあります。 催促の文面は、同じ指示文の「材料」を「締切を過ぎた」に変えるだけで作れます。

取材メモから社員インタビュー記事を作るとき、どこまでAIに任せられますか

取材メモを読みやすい記事に整えるところまでは、任せられます。1本120分が50分ほどになる試算です。 取材で話を聞くのは人です。ここをAIに置き換えても、記事の中身は薄くなります。

危ないのは、AIがメモにない発言を補って書くことです。 話し言葉を整えるうちに、本人が言っていない感想や数字が混ざります。

何に使うか：取材メモから、社員紹介の記事の下書きを作らせる。

次の取材メモだけを使って、社員紹介の記事を作ってください。
メモにない発言・数字・出来事は書かないでください。
発言は「」で囲み、メモの言葉を変えないでください。

【記事の条件】
・長さ：600〜800字
・構成：冒頭の2行で「誰が、何をしている人か」→ 仕事の内容 → 最近の出来事 → 一言
・読み手：社内の全員（他部署の人が、声をかけたくなる内容にする）
・文体：やわらかい敬体

【取材メモ】
・氏名：社員A（◯◯部・入社◯年目）
・仕事の内容：◯◯
・最近あった出来事：◯◯
・本人の発言：◯◯

「【取材メモ】」の中を、自社の取材内容に置き換えます。氏名は、社内に配る段階で実名に直します。 「メモの言葉を変えない」の指定が要です。これが無いと、AIは発言を読みやすく言い換えます。

下書きができたら、本人に見せます。 発言の意味が変わっていないか、載せてよい内容かは、本人にしか判断できません。

行事案内などの定型のお知らせは、どう作ればよいですか

日時・場所・申込先を並べるお知らせは、材料さえあればAIが数十秒で形にします。 40分が12分ほどになる試算です。差は大きいですが、事実の確認は人が行います。

何に使うか：行事案内を、社内報のお知らせ欄の形に整えさせる。

次の情報から、社内報の「お知らせ」欄の文章を作ってください。
情報にない日時・場所・費用は書かないでください。
1件を3行以内にしてください。
1行目に「日時・場所・申込先」をそろえて書いてください。

【情報】
・行事名：◯◯
・日時：◯月◯日◯時〜◯時
・場所：◯◯
・申込先と締切：◯◯、◯月◯日まで
・持ち物・注意：◯◯

◯◯を自社の内容に置き換えます。 曜日と日付の組み合わせは、AIが間違えることがあります。カレンダーで人が照らします。

誤字・表記ゆれの点検は、AIに任せてよいですか

点検役としてなら任せられます。書き直す役としては任せません。 45分が20分ほどになる試算です。

「サービス」と「サーヴィス」、「お客様」と「お客さま」のように、同じ言葉の書き方が号の中でばらつく問題は、人が読むと見落としやすいものです。

何に使うか：完成した原稿の誤字・表記ゆれ・数字の食い違いを指摘させる。

次の社内報の原稿を点検してください。書き直しはせず、指摘だけを返してください。
点検するのは次の4つです。
1. 誤字・脱字
2. 表記ゆれ（同じ言葉が別の書き方になっている箇所）
3. 数字・日付が、原稿の中で食い違っている箇所
4. 「」の中の発言が、取材メモと違っている可能性のある箇所
「どの段落の」「何が」を、1件ずつ書いてください。

【取材メモ】
（ここに取材メモを貼る）

【原稿】
（ここに原稿を貼る）

「（ここに〜を貼る）」を、自社の取材メモと原稿に置き換えます。 4つ目の項目が、前の節で書いた「AIが補った発言」を見つける網になります。

社員の情報をAIに渡す前に、何を確認すればよいですか

社内報には、社員の氏名、顔写真、部署、入社年、家族や趣味の話が入ります。何でも貼ってよいわけではありません。 ツールによっては、入力した内容が学習に使われる設定があります。【各自確認：利用中のAIツールが入力内容を学習に使うか。各ツールの公式ヘルプの「データの利用」の項で確認】 社員の情報を社内報に載せる場合の法令上の扱いも、自社の運用で確かめます。【各自確認：社員情報を社内報に載せてよい範囲。自社の個人情報の取り扱い規程で確認し、規程に無ければ社労士・弁護士に相談】

社員情報をAIに渡す前のチェックリスト

□ 社員の氏名を「社員A」のような記号に置き換えた □ 正式な発表前の人事異動・昇進・組織変更の情報が入っていない □ 病気・家族・住所など、載せる必要のない私的な情報が入っていない □ 取材した本人に、記事にすることを伝えてある □ 顔写真や録音データをそのまま貼らず、必要な文字だけを取り出した □ 使うツールの、入力内容の学習設定を確認した（会社が認めたツールか）

1つでも空欄なら、そこを直してから渡します。 記号に置き換えても、記事の下書きの質は落ちにくくなっています。必要なのは話の内容で、氏名ではないからです。

導入は何から始めればよいですか

いきなり全部を変えず、次の号から工程を1つずつ足します。

導入の手順

1. 今の号の作成時間を、工程ごとにメモする（試算の表と比べるため）
2. 上のチェックリストで、使うツールと置き換えのルールを決める
3. 最初の号は、定型のお知らせだけAIで作る（失敗しても被害が小さいため）
4. 次の号で、原稿依頼と誤字の点検を加える
5. その次の号で、インタビュー記事の下書きを試す。本人確認で直された箇所を数える
6. 3号ぶん測り、本記事の試算（465分から277分）と比べる

差が出ないときは、AIを変える前に、取材メモの書き方を見直します。 取材メモが「良い話だった」だけでは、AIも記事を書けません。「いつ」「何を」「どう思ったか」を1行ずつ残すと、下書きの直しが減ります。

よくある質問

社員が書いてきた原稿の文体を、AIでそろえてよいですか。 文体をそろえる作業は向いています。ただし、書いた本人の主張や言い回しの特徴まで消えることがあります。そろえた原稿は本人に戻して確認を取ります。

インタビューの録音を、AIで文字にしてよいですか。 録音すること自体、相手の同意を先に取ります。文字にするツールが、録音データをどう扱うかも確認します。【各自確認：利用中の文字起こしツールが録音データを保存・学習に使うか。各ツールの公式ヘルプの「データの利用」の項で確認】

社長メッセージも、AIに書かせてよいですか。 下書きの骨組みまでです。社長の言葉として出す以上、社長本人が読み、自分の言葉に言い直します。メッセージの中の会社の方針や数字は、AIに作らせません。

紙で配る社内報でも使えますか。 使えます。AIが担うのは文章の部分で、紙でも社内メールでも同じです。紙面の割り付けや印刷の確認は、これまでどおり人が行います。

年に数回しか出さない社内報でも、やる意味はありますか。 年4回なら、この試算で年約12.5時間の削減です。大きな数字ではありません。取材メモからの記事の下書きだけ使うなど、1工程に絞って試すのが現実的です。