AIツールのアカウント管理｜会社名義・台帳・退職時の停止チェックリスト

アカウント管理で、最初に決めることは何か

最初は1人の実験でも、半年後には部署ごとに別のツールが動いています。

このとき困るのは、次の3つが同時に起きるからです。

• 誰が使っているか分からず、辞めた人のアカウントが残る
• 同じツールを複数の人が別々に契約し、支払いが重なる
• 入力してはいけない情報を入れていないか、確認する手がかりがない

原因は、ツールの数ではなく、全体を見る1枚の表が無いことです。 先に表と担当を決めれば、ツールが増えても管理の手間は比例して増えません。

AIツールの契約は、個人名義と会社名義のどちらにするか

会社名義にします。理由は、個人名義だと会社の手から離れる場面があるからです。

会社名義にするときの実務は次の順です。

1. 会社の共用メールアドレスを1つ用意する（特定の個人の名前を含めない）
2. 契約者・請求先をその共用アドレスと会社名義にする
3. 実際に使う人には、各自のIDを別に発行する

「全員で1つのIDを使い回す」のは避けます。誰が何を入力したか追えず、1人辞めるたびに全員のパスワードを変える羽目になります。 IPA（情報処理推進機構）の「組織における内部不正防止ガイドライン」（第5版・2022年4月）も、共有のIDやパスワードを使わず、個々の利用者IDを個別のパスワードなどで認証するよう定めています（4-2-2(7)）。

ツールごとに、入力した内容が学習に使われるかどうかの設定は違います。プランによっても違うため、契約前に確認します。【各自確認：契約予定のAIツールが入力内容を学習に使うか。各ツールの公式規約・ヘルプの「データの利用」の項でプランごとに確認】

台帳には何を書くのか

台帳は、表計算ソフトの1枚のシートで足ります。専用の道具は要りません。 IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（2026年3月27日公開）にも、付録6「資産管理台帳（サンプル）」があります（IPA公式ページで確認）。 書く項目は次の7つです（この7項目はこのサイトの案で、IPAの様式そのものではありません）。

パスワードは台帳に書きません。 シートは共有範囲が広がりやすく、見られる人が増えるほど危険が増えるためです。 パスワードは、次の章のとおり別の場所に置きます。

管理の手間は月何時間減るのか（試算）

台帳と手順を作る前と後で、月あたりの管理時間を比べます。

前提は次のとおりです。従業員50人、AIツール5種類、実際に使う人は20人、月に退職・異動が1人、担当者の時給を3,000円としています。 9時間×3,000円で、月27,000円、年でおよそ32万円分の時間になります。 数字は一般的な事務作業の量から置いた目安で、実測ではありません。 自社の人数とツール数に合わせて置き換えてください。

この試算は、AIそのものが業務を減らす話ではありません。AIを使い始めると増える管理の手間を、先に仕組みで抑える話です。

退職・異動のときは何を確認するのか（チェックリスト）

退職や異動は、アカウントが残りやすい場面です。当日にやることを固定します。 IPAの「組織における内部不正防止ガイドライン」（第5版）も、異動・退職で不要になった利用者IDとアクセス権は「ただちに削除しなければならない」と定めています（4-2-2(5)）。 台帳を見ながら、次の項目を上から順に確認します。

□ 台帳で、その人が使っているAIツールをすべて洗い出した（本人の記憶だけに頼らない） □ 各ツールで、その人のIDを停止または削除した □ その人が作った資料・指示文・履歴のうち、会社に残すものを共用の場所へ移した □ 共用IDを使っていた場合は、パスワードを変更した □ スマホやパソコンに、そのツールのログイン状態が残っていないか確認した □ 台帳の利用者欄を更新し、更新日を書いた □ 外部の顧客情報や契約書を入れていなかったか、管理担当が確認した

台帳が無いと、1行目の洗い出しで時間が溶けます。 本人が使っていたツールを全部覚えているとは限りません。聞き取りだけでは漏れが出ます。

パスワードと本人確認は、どう守るのか

台帳とは別に、次の3つを決めます。

• パスワードの保管: パスワードを安全にしまい、必要な人にだけ見せる専用の道具を使う（料金は【各自確認：利用を検討しているパスワード管理サービスの公式サイトで、現在の料金プランを確認】）
• 本人確認の二重化: パスワードに加えて、スマホでの確認を求める設定（多要素認証）を、設定できるツールではオンにする
• 使い回しの禁止: 複数のツールで同じパスワードを使わない

専用の道具を入れられない場合でも、台帳とパスワードを別の場所に置く。ここだけは崩しません。 付箋、共有シート、チャットの書き込みにパスワードを残さないことが、最低限の線です。

台帳づくりをAIに手伝わせる指示文の文例

台帳の下書きは、AIに作らせると早く終わります。ただし、パスワードや顧客の個人情報はAIに入力しません。 ツールの名前と用途だけを渡します。

下の文例を、そのまま貼って使えます。

以下のAIツールの一覧から、社内のアカウント管理台帳の下書きを作ってください。

# 条件
- 列は「ツール名・用途・契約者・管理担当・利用者・入力してよい情報・見直し日」
- 契約者・管理担当・利用者・見直し日は空欄のままにする
- パスワードやIDの列は作らない
- 用途から見て、入力してはいけない情報の例を「入力してよい情報」の列に1つずつ入れる

# ツールの一覧
- ○○（用途：△△）
- ○○（用途：△△）

「○○」と「△△」を、自社のツール名と用途に置き換えます。 AIが埋めた「入力してよい情報」は、そのまま採用せず、管理担当が自社の決まりに合わせて直します。

よくある質問

従業員10人ほどの会社でも、台帳は必要ですか

必要ですが、1枚のシートで足ります。10人規模でも、退職者のアカウントが残る問題は同じように起きます。 最初は「ツール名・使う人・契約者」の3列だけで始め、足りなくなったら増やします。

社員が無料版を自分の判断で使っていた場合、どうしますか

まず禁止するより、申告してもらいます。使っているツールと用途を台帳に載せ、入力してよい範囲を決めます。 会社として続けるなら会社名義の契約に切り替え、やめるなら利用をやめてもらいます。

共用のIDを1つ作って、みんなで使ってはだめですか

避けます。誰が入力したかが追えず、1人辞めるたびに全員へパスワードを配り直すことになります。 契約は会社名義で1つ、使う人のIDは1人ずつ発行するのが基本です。

台帳は誰が更新するのですか

管理担当を1人決め、副担当も置きます。担当が1人だと、その人が休んだ日に更新が止まります。 退職・異動の連絡が管理担当へ届く道筋を、人事や総務の手順に入れておくと漏れません。

台帳の見直しは、どのくらいの頻度でしますか

台帳の「見直し日」の欄どおり、3か月に1回を目安にします（公的な定めはなく、このサイトの目安です）。 新しいAIツールが増えやすい時期は、頻度を上げても構いません。【各自確認：自社に情報管理規程がある場合、その規程内の見直し周期の定めと照らして合わせる】

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