整備工場のAI活用｜見積書・入庫連絡を任せて月18時間前後を試算

整備工場の見積・入庫連絡は、月どれくらいの時間を使っているか

整備工場の事務作業のうち、時間を取られやすいのは次の3つです。

• 見積書の作成（部品名・工賃の入力、フォーマットへの転記）
• 入庫連絡・進捗連絡（電話・LINEでの状況報告）
• 車検・点検の予約案内（空き枠の確認と返信）

これらは「毎回ゼロから考える」仕事ではなく、「決まった型に当てはめる」仕事です。 型に当てはめる作業は、AIに下書きを任せやすい領域です。

AIに任せられる作業と、任せられない作業の切り分け

すべてを任せられるわけではありません。切り分けの基準は「判断が要るかどうか」です。

写真から損傷状況をAIに診断させる使い方も広がっていますが、これは下書き・参考情報として使い、 確定させる前に実車で確認する手順を挟みます。ここを飛ばすと、誤診断がそのまま顧客に伝わる リスクがあります。

見積書作成をAIに任せると何時間減るか（試算）

整備士が口頭やメモで伝えた作業内容を、AIが見積書の下書き（部品名・数量・工賃項目）に整形する 使い方を想定した試算です。

試算の前提: 整備士5名・事務担当1名の工場で、月40件の見積書を作成する場合を想定。 時間はフォーマットへの転記・部品名の入力にかかる作業時間のみで、金額の最終確認や 顧客への説明時間は含めていません。件数・単価は工場の規模によって変わります。

入庫連絡・進捗連絡をAIに任せると何時間減るか（試算）

電話中心だった入庫連絡・進捗連絡を、AIが下書きした文面をLINEやショートメールで送る形に 変えた場合の試算です。

試算の前提: 車検・点検・修理の入庫が月60件ある工場を想定。電話は相手が出ない場合の かけ直しを含む時間、AI活用後は文面作成から送信までの時間。顧客が電話連絡を希望する場合は 従来どおり電話で対応するため、全件を置き換えられるわけではありません。

2つの試算を合わせると、月あたり約18時間の事務時間が空く計算になります。 1日8時間換算にすると、事務担当者の月2日分強の勤務時間に相当します。

今日から使える指示文（コピーして使えるプロンプト文例）

見積書の下書きに使う指示文の例です。汎用の生成AIチャット（有料版はChatGPT Plusが 月20ドル〔OpenAI公式、2026年9月時点〕、Google AI Proが月2,900円〔Google公式、2026年9月時点〕 など、月数千円程度からあるケースが多い）に、作業メモを添えて入力します。

以下の作業内容から、整備見積書の下書きを作ってください。
部品名・数量・工賃項目・小計が分かる形で箇条書きにしてください。
金額は入れず、項目名と数量だけを整理してください。

作業内容：
[ここに整備士のメモや音声起こしを貼り付ける]

[ここに整備士のメモや音声起こしを貼り付ける] の部分を、実際の作業内容に置き換えて使います。 出てきた下書きに単価を当てはめ、最終確認をしてから顧客に提示します。

入庫の進捗連絡に使う指示文の例です。

以下の状況を、顧客向けの進捗連絡メッセージにしてください。
丁寧な言葉遣いで、3〜4行程度、専門用語を使わずに書いてください。

状況：
[ここに車両番号・作業状況・完了予定日を書く]

[ここに車両番号・作業状況・完了予定日を書く] を実際の状況に置き換えます。 送信前に、金額や納期に関わる部分だけは人が読み直します。

導入前に確認したいこと（チェックリスト）

AIを使い始める前に、次の3点を確認します。

• □ 顧客情報や車両情報を外部のAIサービスに入力してよいか、社内の情報の扱い方を決めているか
• □ 見積金額の最終確認を誰が行うか、担当と手順を決めているか
• □ AIが出した下書きをそのまま送らず、一度人が読む運用になっているか

この3つが決まっていない状態で使い始めると、金額の誤りや情報の扱いに関する トラブルにつながります。まず社内で誰がチェックするかを決めてから使い始めます。

よくある質問

Q. 整備士がAIツールを使いこなせるか不安です。難しい操作は必要ですか。

A. 作業内容を文章か音声で入力し、出てきた下書きを確認するだけの使い方から始められます。 専門的な設定や操作は必要ありません。

Q. 車両の損傷状況をAIに写真で診断させることはできますか。

A. 参考情報としての下書きは可能ですが、確定させる前に実車で確認する手順を挟みます。 誤診断のまま顧客に伝えるリスクがあるため、最終判断は人が行います。

Q. 顧客の車両情報や個人情報をAIに入力しても大丈夫ですか。

A. サービスによって情報の扱い方が異なります。入力した内容が学習に使われる設定になっている 場合があるため、利用するサービスの設定を確認し、個人情報は伏せて使うなどの運用ルールを 先に決めておきます。

Q. 小さい整備工場でも導入する意味はありますか。

A. 整備士1〜2名の工場でも、見積書作成や連絡の時間は発生します。件数が少ない分、 削減できる時間の絶対量は小さくなりますが、事務担当を置いていない工場ほど 1人あたりの負担軽減効果は大きくなります。

Q. 部品発注のメールもAIに任せられますか。

A. 発注先への依頼文の下書きは任せられます。ただし発注先の選定や在庫状況の最終確認は 人が行う必要があります。