稟議書の作成をAIで下書きする｜通りやすい構成の作り方

稟議書1本の作成時間のうち、AIで減らせるのはどこですか

作成の手間は4つの工程に分けられます。AIが効くのは、そのうち2つです。

稟議書1本あたりの試算

試算の前提は次のとおりです。

• 対象は、金額が数十万〜数百万円の設備・ツール・外注の稟議（1本あたりA4で1〜2枚）
• 稟議書を書く人は、ふだんから書き慣れている部長・課長クラス
• 本文を書く時間は「白紙から書く」場合と、「AIの下書きを直す」場合の比較
• 月8本（従業員50名程度の会社を想定）。月8時間、年96時間の削減
• 時給換算は3,000円と置く。月2.4万円、年28.8万円。自社の人件費に置き換えて計算する

材料集めが減らないのは、見積書や比較資料は人が取り寄せるしかないからです。 確認の時間が半分になるのは、AIに「抜けている項目はないか」を聞けるからです。ただし、聞いたあとに人が確かめる手間は残ります。

決裁する人は、稟議書のどこを見て判断しますか

通りやすい稟議書は、決裁する人が知りたい順に書いてあります。 稟議書の書式や承認の順は、会社の規程（決裁権限規程など）で決めるものです。【各自確認：自社の稟議の書式と承認の順。自社の稟議規程・決裁権限表で確認】 そのうえで、決裁する人が確かめたい項目を、このサイトの提案する順で8つに並べます。

差し戻されやすい書き方と、通りやすい書き方の違いを並べます。

決裁する人は、冒頭の2行で「見るべき稟議か」を決めます。 だから、AIに下書きを作らせるときも、この8項目の順番を先に固定します。

AIに渡してよい情報と、渡してはいけない情報は何ですか

稟議書には、取引先の名前、見積の金額、社内の人事や業績の話が入ります。 これらを何でもAIに貼ってよいわけではありません。 ツールによっては、入力した内容が学習に使われる設定があります。たとえばChatGPTでは、設定の「Data controls（データコントロール）」で「Improve the model for everyone」をオフにすると、新しい会話は学習に使われません（OpenAIヘルプ「Data controls in ChatGPT」英語版 https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-in-chatgpt 、2026年10月時点）。同ヘルプによると、ChatGPT Business・Enterprise・Eduは、初期設定で入力内容を学習に使いません。【各自確認：使うツールが入力内容を学習に使うか。ツールの公式ヘルプの「データの利用」の項で確認】 入れる前に、次のチェックリストで仕分けます。

稟議書をAIに渡す前のチェックリスト

□ 取引先の会社名・担当者名を「A社」「B社」に置き換えた □ 見積書のファイルをそのまま貼らず、必要な数字だけを抜き出した □ 個人の氏名・給与・評価の情報が入っていない □ 他社との契約書の条文をそのまま貼っていない □ 使うツールの、入力内容の学習設定を確認した（会社が認めたツールか） □ 社内の規程で、稟議の内容を社外のツールに入れてよいか確認した

1つでも空欄なら、そこを直してから渡します。 会社名を置き換えても、下書きが書けなくなることはありません。下書きに必要なのは金額の大きさと比較の構造で、会社名ではないからです。

AIに下書きを作らせる指示文の文例

指示文は、8項目の順番と、人が入れる材料をセットで渡します。 下の文例の「◯◯」を、自社の内容に置き換えて使います。

何に使うか：8項目の順番で、稟議書の下書きを作らせる。

あなたは、中小企業の稟議書の下書きを手伝う担当者です。
次の材料だけを使って、稟議書の下書きを作ってください。
材料にない数字や事実は作らず「【材料なし】」と書いてください。

【材料】
・承認してほしいこと：◯◯の導入
・金額：初期費用◯◯円、年間の継続費用◯◯円
・現状の困りごと：◯◯に、月◯時間かかっている
・比較した案：A案（◯◯）、B案（◯◯）、何もしない場合
・選ぶ案：A案。理由は◯◯
・期待する効果：月◯時間の削減（根拠：◯◯）
・リスク：◯◯。やめる条件は◯◯
・進め方：担当は◯◯部の◯◯、◯月◯日までに開始

【書き方】
1. 冒頭の2行で「何を、いくらで、いつまでに承認してほしいか」を書く
2. 次の順に見出しを付ける：なぜ必要か／比較した案／選んだ理由／費用と効果／リスクと対策／進め方
3. 1文は60字以内。専門用語は使わない
4. 最後に、決裁する人が聞きそうな質問を3つ挙げる

直後に、「◯◯」を自社の材料に置き換えます。材料欄が空のままなら、AIは【材料なし】を返します。それが正しい動きです。 この指示文の要は「材料にない数字は作らない」の1行です。これが無いと、AIは効果の数字をもっともらしく作ります。

何に使うか：下書きの抜け漏れを点検させる。

次の稟議書の下書きを、決裁する人の立場で読んでください。
「承認するために足りない情報」と「説明が弱い箇所」を、それぞれ3つまで挙げてください。
書き直しはしないでください。指摘だけを返してください。

【下書き】
（ここに下書きを貼る）

「書き直しはしない」と指定する理由は、AIが勝手に数字や表現を変えるのを防ぐためです。 点検の結果を見て、直すかどうかは人が決めます。

出てきた下書きは、どこを人が直しますか

下書きが出たら、次の順で確認します。所要時間は、この試算では25分です。

下書きを直す手順

1. 金額を、見積書の原本と1つずつ照らす（AIが丸めたり、桁を変えたりしていないか）
2. 【材料なし】と書かれた箇所を全部探し、材料を入れる。埋まらないものは、その項目を削るか、稟議の前に調べる
3. 「効果」の数字に、根拠が書いてあるかを見る。根拠が書けない数字は、消す
4. 比較した案が、本当に検討した案かを見る（AIが「それらしい案」を足していないか）
5. 「A社」「B社」に置き換えていた名前を、正しい名前に戻す
6. 声に出して読み、自社の言い回しに直す。決裁する人が普段使わない言葉は、直す

3の作業がいちばん大切です。 AIが作る文章は、根拠がなくても自信ありげに書けてしまいます。決裁する人が信用するのは文章の上手さではなく、数字の根拠です。 根拠が弱いと分かっている数字は、「見込み。根拠は◯◯」と書いたほうが通ります。

差し戻されにくくするために、社内で決めておくことは何ですか

AIの使い方を個人に任せると、稟議の質がばらつきます。次の3つを、先に決めておきます。

3つ目は、決裁する人への配慮です。 下書きにAIを使ったと分かっていれば、決裁する人は根拠の確認に力を入れられます。 隠す必要はありません。責任は、AIではなく提出した人にあります。

最初の1か月は、月8本のうち2〜3本だけで試します。 かかった時間を測り、本記事の試算（130分から70分）と比べます。差が出なければ、材料の集め方に問題があることが多いです。

よくある質問

AIで作った稟議書は、そのまま提出してよいですか。 提出前に、人が金額・根拠・比較案を確認します。AIは材料にない数字を作ることがあるためです。確認の手順は、本記事の「下書きを直す手順」を使います。

稟議書にAIを使ったことを書く必要はありますか。 法律で書く義務があるという情報は確認できていません。【各自確認：AI使用の記載を求める定めが自社にあるか。自社の稟議規程と、取引先との契約書で確認】義務がなくても、1行の記載を勧めます。決裁する人が、どこを重点的に確認すべきか分かるからです。

過去の稟議書をAIに読ませて、書き方を真似させてよいですか。 会社名・担当者名・金額を置き換えたうえなら、使えます。過去の稟議書には、取引条件や社内の事情が入っています。そのまま貼らず、構成（見出しの並び）だけを渡すほうが安全です。

決裁権限表で、金額ごとに必要な項目が違います。AIに対応させられますか。 対応できます。指示文に「金額が◯◯円以上の場合は、追加で◯◯を書く」と条件を入れます。ただし、決裁権限表そのものの内容は、人が正しく渡す必要があります。

社長に直接出す稟議と、部長が決める稟議で、書き方は変わりますか。 変わります。社長に出す稟議は、冒頭の1〜2行と金額に加えて、「やめる条件」を書きます。部長決裁は、現場の困りごとと効果の根拠を厚くします。指示文の「書き方」欄に、提出先を書き足します。