メルマガ・お知らせ配信の文章作成をAIで進める

メルマガ・お知らせの作成で、AIに任せられる作業はどれか

ここでいうメルマガは、月1〜2回など定期的に出す読み物です。お知らせは、営業日の変更や新商品の案内など、必要なときに出す連絡です。

AIに任せやすいのは、次の4つです。

• 材料のメモから、文章の下書きを作る
• 件名の案を何本も出す
• 硬い文章を、読みやすい言い回しに直す
• 誤字や表記のゆれを見つける

任せられないのは、次の4つです。

• 何を伝えるかの決定
• 日付・金額・期限など、事実の最終確認
• 取引条件や約束になる内容の判断
• 配信ボタンを押すこと

AIは、書くことは得意です。しかし、書いた内容が正しいかどうかは判断できません。この線引きを先に決めておくと、事故が起きにくくなります。

1本の作成は何時間から何時間になるのか（試算）

メルマガ1本（800〜1,500字程度）を、担当者1人で作る場合の試算です。

試算の前提は次のとおりです。

• 担当者1人が、材料集めから配信設定まで通しで行う
• 「いまの時間」は、ゼロから書く場合の一般的な業務量から置いた仮の数字
• 実測ではなく、このサイトの試算。自社の実際の時間に置き換えて使う
• 事実確認だけは、AIの文を読み込む分だけ5分増える
• 配信設定は、AIで短くならない

事実確認の時間が増える点が大事です。ここを削ると、間違った案内が顧客に届きます。

続いて、配信の本数ごとに月の削減時間を出します。人件費は時給3,000円で置きました。これも仮の数字です。

月4本は、メルマガ月2回とお知らせ月2回を想定した数字です。時給は自社の数字（給与に社会保険料などを足した1時間あたりの額）に置き換えてください。

AIに書かせる前に、何を渡せばよいのか

AIは、渡された材料から文章を作ります。材料が薄いと、足りない部分を想像で埋めます。存在しない割引や、実際には無い納期を書いてしまう事故は、ここから起きます。

1本につき、次の5つを渡します。

特に効くのは「見本」です。自社のこれまでの文面を見せると、言い回しが自社らしくなります。ただし、見本に顧客の名前や個別の取引内容が入っていないか、渡す前に確認します。

AIへの指示文の文例（下書き・件名・照合の3本）

そのまま貼って使えるものを3つ置きます。「◯◯」の部分だけ自社の内容に置き換えます。

1本目：材料から下書きを作る

あなたは「株式会社◯◯」の、お取引先向けメルマガの編集担当です。
下の【材料】だけを使って、メルマガの下書きを作ってください。
【材料】に無い数字・日付・商品名・効果は、書かないでください。
分からない点は、文中に「【確認】◯◯」と入れてください。

読者：◯◯（例：既存のお取引先の担当者）
文字数：800字前後
構成：あいさつ1文、今回の要点（3つまで）、詳細、問い合わせ先
文体：です・ます。専門用語は使わない

【材料】
・◯◯
・◯◯

読者、文字数、材料の欄を自社の内容に置き換えます。「【確認】」が付いた箇所は、人が原資料で埋めます。

2本目：件名の案を出す

上の下書きの件名を、5案出してください。
条件：30字以内。数字か具体的な言葉を1つ入れる。
「重要」「緊急」など、あおる言葉は使わない。

5案のうち、本文の内容と合うものを人が選びます。件名と本文がずれていないかは、必ず見ます。

3本目：書かれていない事実を洗い出す

上の下書きの中で、【材料】に書かれていない情報
（数字・日付・固有名詞・効果の表現）を、すべて一覧にしてください。

AI自身に確認させる方法です。抜けが出ることはあるため、補助として使います。最終確認は人が行います。

配信前に人が確認するチェックリスト

AIの文章を配信する前に、次の項目を人が見ます。1つでも外れたら配信しません。

□ 日付・曜日・時間が、原資料と一致している □ 金額・割引率・申込みの期限が、原資料と一致している □ 商品名・サービス名・担当者名の表記が正しい □ 材料に無い効果、実績、「No.1」などの表現が入っていない □ 問い合わせ先（電話・メール・営業時間）が現在のものになっている □ 件名と本文の内容が食い違っていない □ 送信者の名称と、配信を止める方法の案内が入っている

顧客の情報は、AIに入力しない

文面づくりに、配信先の一覧は要りません。氏名やメールアドレスを、AIに貼り付けないでください。

OpenAIは公式の方針ページで、ChatGPTなど個人向けサービスでは入力内容をモデルの学習に使うことがあり、設定で止められると説明しています（OpenAIヘルプセンター「How your data is used to improve model performance」。2026年10月11日、検索結果に引用された公式ページの記述で確認。ページ本体は取得できず）。ChatGPT Business・Enterprise・Edu・APIは、既定では入力を学習に使わないとされています（OpenAI「Enterprise privacy」「Business data」ページの記述。同じ方法で確認）。使う前に、設定画面で確認します【各自確認：利用中のAIツールが入力内容を学習に使うか。各ツールの設定画面または公式ヘルプの「データの利用」の項目で確認】。

広告を含むメールには法律のルールがある

広告や宣伝を含むメールを送るときは、特定電子メール法（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）で、あらかじめ同意した相手などにしか送れません（3条1項。取引関係のある相手などは例外）。同意などの記録は保存します（3条2項）。配信停止を求められたら送れません（3条3項）。送るときは、送信者の氏名または名称と、配信停止を受け付けるメールアドレスなどを表示します（4条）。条文の内容は2026年10月11日に、総務省「国民のためのサイバーセキュリティサイト」の特定電子メール法のページと、消費者庁が掲載している法律条文PDFの原文で確認しました（3条1項の例外の号に「取引関係にある者」があることも原文のとおりです）。e-Gov法令検索の画面は取得できませんでしたが、総務省ページの参照先は2022年6月17日時点の版で、条番号は一致しています。AIが作った文面でも、この責任は配信する会社にあります。

お知らせの種類別に、AIに任せてよい範囲はどこまでか

すべてのお知らせを同じ扱いにはできません。内容が重いほど、人が書く割合を増やします。

営業日の案内のように、型が決まっているものから始めます。お詫びの文面は、AIの下書きを土台にしない方が安全です。

導入の手順（最初の1か月）

いきなり全部を切り替えず、1種類から始めます。

1. 過去に出したメルマガとお知らせを10本ほど集め、種類別に並べる
2. 型が決まっているもの（営業日の案内など）を1種類選ぶ
3. 上の文例1本目に材料を入れ、下書きを作る。同じお知らせを、これまでの方法でも作り、時間を計って比べる
4. 前節のチェックリストを社内の配信ルールとして、印刷して机に置く
5. 2週間続けて問題が無ければ、新商品の案内や定期メルマガに広げる

3の「時間を計って比べる」が大事です。自社の実測が取れれば、上の試算表を自社の数字に置き換えられます。

よくある質問

配信先のリストをAIに読み込ませてもよいですか。

避けます。文面づくりには配信先の氏名やメールアドレスは要りません。宛名の差し込みは、配信システム側の機能で行います。

自社らしい言い回しにするには、どうすればよいですか。

過去に配信したメルマガを、見本として1〜2本渡します。「この文体に近づけてください」と指示文に添えます。見本に顧客の個別情報が入っていないか、渡す前に確認します。

配信システムに文章作成の機能が付いている場合は、別のAIを使わなくてよいですか。

機能が付いている配信システムもあります。使えるかどうか、料金がかかるかどうかは、契約しているシステムで確認します【各自確認：利用中の配信システムに文章作成機能があるか、料金がかかるか。契約している配信システムの管理画面またはサポートページで確認】。どの方法でも、事実の確認は人が行います。

AIに作らせた件名で、メールを開く人は増えますか。

増えるとは言い切れません。件名の案を5本出せますが、どれが効くかは配信してみないと分かりません。半分ずつに別々の件名で送り、メールを開いた人の割合（開封率）を比べる方法があります。数字の保証はできません。

配信が月1回程度でも、AIを使う意味はありますか。

月1本なら、削減は月に約1.9時間です。金額は小さくなります。ただ、材料の整理と指示文の型を作っておくと、担当者が変わったときも文章の質が保てます。