IT担当がいない会社向けのAI導入とグループウェアの選び方

「IT担当がいない」ことの何が心配なのか

社長・役員が導入をためらう理由を整理すると、だいたい次の3つに集約されます。

• 設定や契約手続きが難しそうで、誰も対応できない
• 導入後にトラブルが起きたとき、直せる人がいない
• 情報漏えいなどのセキュリティ管理を任せる相手がいない

このうち1つ目は、いまのAIツールの多くでは当てはまりません。契約とログイン だけで使い始められるものがほとんどだからです。2つ目と3つ目は、IT担当の 有無というより「誰が管理者になるか」を決めていないことが原因です。 これは技術力ではなく役割分担の問題なので、IT担当を新たに雇わなくても 解決できます。

IT担当が要らない理由

数年前まで、業務にAIやシステムを組み込むには、専門の技術者が設定や プログラムを書く必要がありました。いまの生成AIツールは、この前提が 変わっています。

これは「AIなら何でも自動でできる」という意味ではありません。文章の下書き、 表の整理、議事録の要約など、人が言葉で指示できる作業であれば、IT担当を 介さずに現場の社員が直接扱えるという意味です。

一方で、社内システムとAIをつなぎ込む、複数の部署のデータを自動連携させる といった作業は、専門知識が要ります。この場合は外部の支援会社に個別で 依頼する方が現実的です。

IT担当なしで任せられる業務と、削減時間の目安

IT担当がいなくても運用できるのは、「入力して結果を受け取る」までが 1つの画面で完結する業務です。一般的な業務量から試算すると、次の4業務で 月あたり合計14.5時間ほどの削減余地があります。

試算の前提: いずれも「AIが下書きを作り、人が確認して仕上げる」運用を 想定しています。社内システムとの連携や、専門用語が多い業界特有の文書は 含めていません。担当者の人数・業務量によって変わる目安であり、自社の 数字に置き換えて計算し直してください。

これらはすべて、契約したAIツールの画面に文章を打ち込むだけで始められます。 社内システムの改修や、専門知識を持った担当者の常駐は前提にしていません。

IT担当なしで導入できる条件、できない条件

同じ「AI導入」でも、IT担当が要らないものと、要るものがあります。

右側の列は、規模が大きくなるほど必要になります。数名で使う分には 右側は後回しにしてよいことが多く、まず左側から始めて効果を確かめてから 検討する順番が現実的です。

最初の一歩：担当者は「IT担当」でなく「使う人」でよい

IT担当がいない会社が導入するときに決めるべきなのは、技術担当ではなく 運用担当です。この2つは役割が違います。

• 技術担当: サーバー設定・システム連携・障害対応（多くの場合は不要)
• 運用担当: どのツールを使うか決める、社員に使い方を伝える、 AIの出力に誤りがないか確認するルールを作る

運用担当は、パソコン操作に慣れている社員であれば、専門知識がなくても 務まります。最初の1〜2業務に絞り、その社員が実際に試して、うまくいけば 他の社員に広げるという進め方が、遠回りに見えて確実です。

失敗しやすいパターン

IT担当がいない会社の導入でつまずくのは、次のようなケースです。

• 全社一斉に導入し、誰も使い方を教えられない: 一部の社員だけが試し、 慣れてから広げる方が定着しやすくなります
• AIの出力をそのまま使ってしまう: 特に顧客に送る文章や数字は、 人が確認する工程を挟む必要があります
• 契約したまま使われず放置される: 運用担当を決めずに契約だけ進めると、 誰も触らないまま費用だけがかかる状態になります

いずれも技術的な難しさではなく、運用のルールを決めていないことが原因です。

IT担当がいない会社向けグループウェアの選び方と導入手順

AIツールと並んで、予定・連絡・書類を共有するグループウェアの導入も、 IT担当がいない会社の相談で多い話題です。上位の解説記事でも、 クラウド型かどうかと、サポート体制の2点は共通して取り上げられています。

分かれ目：クラウド型か、自社設置型か

IT担当がいない会社は、クラウド型を基本にするのが現実的です。 自社設置型は、社内ルールで外部サービスを使えない場合など、 理由がはっきりしているときの選択肢になります。

手順：選ぶところから使い始めるまで

1. 困っていることを1〜3個に絞って書き出す（例：予定が共有できていない、連絡が個人のチャットに散らばる）
2. その困りごとを解決する機能があるか、各サービスの公式ページで確認する
3. 候補を2〜3つに絞り、無料トライアルがあるサービスで試す
4. 運用担当（前述の「使う人」）と、普段パソコンが得意でない社員を含む数名で、実際の業務で使う
5. 試用の結果を持ち寄り、操作に迷った点とサポートへの問い合わせ結果を比べて1つに決める
6. 契約後、最初に使う機能を1つに限って全社に広げる

試用期間や最低利用人数、解約の条件はサービスごとに違います。 契約前に、各社の公式ページで確認してください。

契約前のチェックリスト

□ クラウド型で、保守・更新を提供元が担当している □ 電話・メール・チャットのうち、自社が使いやすい窓口で問い合わせできる □ 初期設定や、既存データの移行を手伝ってもらえる □ 無料トライアルで、実際の業務を試せる □ 最低利用人数と料金が、自社の人数に合っている □ 退職者のアカウントを、運用担当が停止できる

次に詰まりやすいこと：初期設定と、社員のアカウント登録

IT担当がいない会社で最初に止まりやすいのは、機能選びではなく 契約直後の初期設定です。社員の登録、メールなど既存データの移行、 権限（誰が何を見られるか）の決定は、手順を知っている人がいないと 後回しになります。

• 初期設定をサポートが手伝ってくれるかを、契約前に聞いておく
• 権限は最初から細かく分けず、全員が見られる範囲と、管理者だけが 見られる範囲の2つから始める
• 登録作業の担当は、運用担当に決めておく。担当が決まらないと 契約だけして使われない状態になる

導入にかかる費用の目安

主なAIツールは、月額の契約料金がかかるものが一般的です。料金体系は ツールによって幅があり、頻繁に変わります。2026年8月時点の一例では、 文章作成用途のAIチャットツールは個人向けで月額20米ドル前後 （Claude Proは年払いで月額17米ドル、月払いで20米ドル）、法人向け グループウェア組み込み型はユーザー1人あたり月額3,000円台 （Microsoft 365 Copilotの法人向け追加ライセンスは1ユーザー月額 3,778円）というのが目安です注1。契約前に公式サイトの最新料金を 確認してください。

費用の一部を補助する制度もあります。旧IT導入補助金は、2026年度から 「デジタル化・AI導入補助金2026」に名称が変わりました。中小企業・ 小規模事業者等が対象で、通常枠の補助額はソフトウェア購入費・クラウド 利用料などの対象経費に対して、1〜3プロセスであれば5万円以上150万円 未満、4プロセス以上であれば150万円以上450万円以下です（補助率は 原則1/2以内、一定の要件を満たす場合は2/3以内）注2。要件は年度 ごとに変わるため、申請時は公式サイトで最新の公募要領を確認して ください。

注1: Claude料金プラン、 Microsoft 365 Copilot料金（2026年8月時点） 注2: デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠（中小企業庁関連公式サイト、2026年8月時点）

よくある質問

Q. IT担当がいなくても、本当にAIは導入できますか。 できます。文章の下書きや議事録作成など、日本語の指示で動くツールであれば、 契約とログインだけで使い始められます。社内システムとの連携など専門知識が 要る部分だけ、外部の支援を検討してください。

Q. パソコンが苦手な社員が多い会社でも大丈夫ですか。 最初の担当者をパソコン操作に慣れた1〜2名に絞り、その社員が使い方を 確立してから広げる進め方をすすめます。全員に一斉導入すると定着しにくく なります。

Q. セキュリティが心配です。IT担当がいなくても管理できますか。 契約時にアクセス権限の設定を行い、顧客の個人情報や取引先の機密情報を 入力しないルールを最初に決めておけば、専任の管理者がいなくても運用できます。 ルールを文書に残し、社員全員に共有することが要点です。

Q. 外部にAI導入を丸ごと依頼した方がよいですか。 社内システムとの連携や複数部署をまたぐ運用設計が必要な場合は、外部支援が 有効です。一方で、文章作成や議事録作成など単体ツールで完結する業務は、 自社で試してから外部支援の要否を判断する順番でも遅くありません。

Q. 導入後、誰が結果を確認すればよいですか。 運用担当として決めた社員が、AIの出力を毎回確認する工程を業務手順に 組み込みます。特に顧客向けの文章・数字を含む資料は、人の確認を省略しない ルールにしておく必要があります。