業務棚卸しシートの作り方（記入例つき）

業務棚卸しシートには何を書くのか

書く項目は多くしすぎないほうがうまくいきます。項目を増やすほど、 記入する社員の負担が増えて途中で止まります。最低限必要なのは次の6列です。

「判断の有無」が一番重要です。金額の妥当性や取引先との関係性など、 人が決めている作業には「有り」と書きます。ここが「無し」の業務ほど、 AIに任せやすい業務です。

シートを作る手順

1. 部門ごとに分けて作る。 全社1枚にすると誰も自分の業務として書き込みません
2. 1週間分の実際の作業をそのまま書き出す。 「たぶんこう」ではなく、 その週にやったことをメモしながら埋めます
3. 頻度と時間は目安でよい。 秒単位の正確さは不要です。週の合計時間が だいたい合っていれば十分です
4. 判断の有無は本人ではなく、上長も一緒に確認する。 本人は「自分で 決めている」と思っていても、実際は決まった基準に沿っているだけ、 というケースがよくあります

半日で終わらせようとすると、記憶に頼った粗い表になります。 1週間、手元にメモを置いて書き足していく方法のほうが、実際の時間に近づきます。

記入例：経理部門

この表だけで、5行のうち「請求書チェック」と「経費精算チェック」の2行は 判断が要らない形式確認だとわかります。この2つがAI化の候補です。

記入例：営業部門

営業は「作成」と「判断」が混ざりやすい部門です。同じ「提案書」でも、 構成案を作る部分と、相手に合わせて訴求を選ぶ部分は分けて書きます。 分けずに1行で書くと、判断が要る業務まで丸ごとAI化候補に見えてしまいます。

記入例：総務部門

総務は頻度が低い業務が多く、後回しにされがちです。ただし1回あたりの 時間が長い業務（規程たたき台の90分など）は、頻度が低くても 年間で見ると積み上がります。頻度だけでなく年間合計時間で見る列を 追加してもよいでしょう。

棚卸し後、どうやってAI化の候補を絞るか

シートが埋まったら、次の2つの条件で絞り込みます。

• 判断の有無が「無し」の行を先に見る。 形式確認・言い換え・要約・ 定型文の作成は、任せやすい業務の典型です
• 頻度×所要時間が大きい行を優先する。 週1回5分の業務より、 週10回15分の業務のほうが、削減できる時間の絶対量が大きくなります

一般的な業務量から試算すると、従業員数十名規模の会社で1部門あたり 20〜30行のシートを作ると、そのうち5〜8行が「判断無し・頻度高い」に 該当することが多いです。（公的統計はなく、このサイト独自の目安）この行数・比率を裏付ける公的機関の 統計は、調査した範囲では見つかりませんでした。この数字も運営者による 試算であり、実際の比率は業種・部門によって変わります。この5〜8行から 着手すると、最初の効果を実感しやすくなります。

判断が「有り」の行は、シートに残しておくだけで構いません。 将来、判断の基準がルール化できれば、その時点で候補に加われます。 最初から無理に減らそうとしないことが、シートを形骸化させないコツです。

よくある失敗

• 1回で完璧な表を作ろうとして止まる。 最初は粗くてよく、 週次で更新しながら精度を上げます
• 本人だけに書かせて、上長が確認しない。 判断の有無の記入がぶれます
• 忙しい部門ほど後回しにする。 忙しい部門ほど、 棚卸しをすると削減できる時間が大きい傾向にあります
• シートを作った後、誰も見返さない。 月1回、更新と見直しの タイミングを決めておかないと、作った時点で止まります

よくある質問

Q. 業務棚卸しシートは何人日くらいで作れますか。 1部門・従業員5〜10名規模であれば、担当者の記入に半日〜1日、 上長との確認に1〜2時間が目安です。全社で作る場合は部門数だけ この作業が並行して発生します。（公的統計はなく、このサイト独自の目安）この所要時間を裏付ける 公的機関の統計は、調査した範囲では見つかりませんでした。この目安も 運営者による試算です。

Q. Excel（表計算ソフト）とAIツール、どちらで作るべきですか。 最初はExcelやスプレッドシートで十分です。行を追加・並べ替えしやすく、 関数で頻度×時間の合計も出せます。AIツールは、シートが埋まった後の 「この業務は任せられるか」の相談相手として使う形が向いています。

Q. 判断の有無がどちらか迷う業務はどうすればよいですか。 迷う場合は「有り」に寄せて記入します。後から「無しでよかった」と 分かるほうが、逆より安全です。実際にAI化を試したうえで、 判断が要らないと確認できた時点で書き換えます。

Q. シートは誰が管理すればよいですか。 部門ごとの棚卸しは各部門の責任者が更新し、全社の集計は 経営に近い立場の人がまとめる形が扱いやすいです。1人がすべての 部門を書き出そうとすると、実態と離れた表になりやすいためです。

Q. 棚卸しシートを作った後、次は何をすればよいですか。 判断無し・頻度高いに絞った行から、実際にAIツールを試す段階に進みます。

出典（2026年9月14日調査）

• 中小企業庁「白書・統計」 https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/chousa/index.html （業務棚卸し・業務の洗い出しにかかる時間や、判断の有無で分けた行数の比率を示す公式統計の有無を確認したが、該当する資料は見当たらなかった）
• IPA（独立行政法人情報処理推進機構）「DX推進指標」 https://www.ipa.go.jp/digital/dx-suishin/about.html （業務可視化の自己診断ツールの内容を確認。作成にかかる時間や比率の目安を示す公式基準は含まれていなかった）
• 厚生労働省「業務改善助成金」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html （業務プロセスの見える化に関する制度の説明を確認したが、業務棚卸しの所要時間や行数比率の目安は記載されていなかった）

上記3件はいずれも本文の数字を裏付ける資料が見つからなかったため、 本文の該当箇所に（公的統計はなく、このサイト独自の目安）を追記し、目安が運営者による試算である旨を明記しました。