社内でAIを使う担当者は何人必要か

AIの担当者とは、何をする人で、何人に分けるのか

担当者と言っても、役割は3つに分かれます。1人に全部を任せる必要はありません。

このほかに、AIを使う一般の利用者がいます。利用者は自分の業務でAIを使うだけです。 担当者の仕事は、利用者が迷わず使える状態を保つことです。AIの操作を代わりにやる人ではありません。

専任が要らない理由は、作業量です。後述の試算で、責任者の作業は週2〜3時間です。 法定労働時間の上限は、原則として休憩を除いて週40時間です（労働基準法32条1項。厚生労働省の資料で確認）。 商業・接客娯楽業などで常時10人未満の事業場は、特例で週44時間です（同法40条）。この会社規模の記事なので、10人未満の店舗は対象外です。 この40時間で数えると、専任にしても稼働の大半が空きます。

従業員数別に、担当者は何人を置けばよいのか

次の表は、このサイトの目安です。実測ではなく、下に書いた前提での試算です。

前提（仮置き）：

• AIを日常的に使う利用者は、従業員の半数とする
• 責任者の作業は、人数によらず要る分が週45分（利用状況の確認15分、経営への報告15分、制度やツール情報の確認15分）
• 利用者の人数に比例する分が、利用者1人あたり週2.5分（質問対応と指示文のとりまとめ）
• 部門窓口は1人あたり週12分

従業員10〜20名なら利用者は5〜10名で、責任者の作業は12〜25分に45分を足した約1時間です。 従業員100名なら利用者は50名で、125分に45分を足した約3時間になります。

担当者を置くと、社員全体の時間はどれだけ変わるのか｜計算例

従業員60名、AIの利用者30名、部門が5つの会社を想定します。 担当者がいない場合と、責任者1名・窓口5名を置いた場合を、1週間の時間で比べます。

前提（このサイトの仮置きで、実測値ではありません）：

• 指示文づくり：担当者がいないと、利用者が1人あたり週30分を自己流の試行錯誤に使う。担当者が型を配ると、1人あたり週10分になる
• 迷って止まる時間：週12件×1件15分＝3時間。ルールが決まると件数が半分の6件、1件5分で0.5時間
• 出力ミスの手戻り：週2件×1時間＝2時間。確認の手順が決まると週1件で1時間
• 担当者の作業：責任者が週2時間（120分）、窓口が5名×週12分＝60分
• 月4週で換算すると、差の10.5時間は月42時間。社内の人件費を時給3,000円と仮置きすると、月約12万6千円

読み取れることは2つです。

1. 担当者の作業（3時間）は、新しく増える時間です。ほかの仕事から外して枠を渡さないと、本人の残業になります
2. 効果の大半は、担当者の作業そのものではなく、利用者30名の試行錯誤が減る分から出ます

この表にはAIツールの利用料は含めていません。 【各自確認：契約中の生成AIチャットツールの1人あたり月額料金。各社の公式サイトの料金ページで確認】を、別に足してください。

責任者の週2時間は、何に使うのか

従業員60名の会社の場合の内訳です。

このうち「指示文のとりまとめ」は、下書きをAIに任せられます。後述の文例を使ってください。 この短縮は上の計算例には入れていません。入れれば、さらに差は開きます。

誰を担当者にすればよいのか｜選ぶ前のチェックリスト

責任者の候補を、次の項目で確認します。5つのうち4つ以上そろう人を選びます。

• □ 自分の部門の業務を、ほかの人にも説明できる
• □ 周りの社員から、ふだんから相談を受けている
• □ 週2時間の枠を、ほかの仕事から外してもらえる（外せない人は選ばない）
• □ 社長や部門長にも、遠慮せずに意見を言える
• □ 動機が「AIが好き」より「面倒な作業を減らしたい」である

「ITに詳しい」は、条件に入れていません。 操作は後から覚えられます。覚えられないのは、どの業務なら任せてよいかという勘です。 その勘は、業務を長くやってきた人にあります。

次の人は、責任者から外します。

• 決算や繁忙期の仕事で、週2時間を外せない人
• 自分の仕事を、ほかの人に説明するのを嫌がる人
• 半年以内に退職・長期休業が決まっている人

社長が責任者を兼ねてよいのは、従業員20名以下の会社までです。 それより大きい会社では、社長が責任者だと、社員が質問しにくくなります。

担当者を決めたあと、最初の2週間は何をするのか｜手順

1. 第1日：責任者と代行者の名前を決め、本人に週の作業枠（責任者は週2時間）を業務時間として渡す
2. 第1週：全社に担当者を周知する（次の文例）
3. 第1週：21名以上の会社は、各部門で窓口を1名決めてもらう
4. 第2週：質問を受ける場所を1か所に決める（メールの宛先を1つ、または連絡ツールの部屋を1つ）
5. 第2週末：集まった質問と答えを整理する（次の指示文の文例）
6. 4週目：経営に最初の報告をする。質問の件数と、担当者に使った時間を出す

社内に周知するときの文例

そのまま社内に出せる文面です。

件名：AI利用の担当者と相談窓口のお知らせ

業務でAIを使うときの相談窓口を、次のとおり決めました。

責任者：◯◯（部署名）
代行者：◯◯（部署名）
各部門の窓口：部門ごとに1名（別途お知らせします）

相談してよい内容：
・この情報をAIに入れてよいか迷うとき
・AIの出力が正しいか判断できないとき
・うまくいった指示文を共有したいとき

質問の宛先：◯◯（メールアドレスまたは連絡ツールの部屋）

責任者は業務の一部として、毎週この対応の時間を取ります。
遠慮なく相談してください。

◯◯を自社の名前と宛先に置き換えます。

集まった質問を整理するときの指示文の文例

責任者が、質問と答えを「よくある質問」の形に整えるときの指示文です。

以下は、社内でAIを使うときに出た質問と、私が返した答えです。
同じ内容の質問をまとめて、社員向けの「よくある質問」を作ってください。

条件：
・1問につき、質問は1行、答えは3行以内
・専門用語は使わず、日常の言葉で書く
・答えが人によって変わりそうなものは、最後に「要確認」と付ける

質問と答え：
[質問と答えを1組ずつ書く]

[ ]の部分は、集まった質問と答えに置き換えます。 質問者の名前や取引先名が入っている場合は、「Aさん」「B社」のように伏せてから貼ります。

担当者が辞めたり異動したりしたら、どうなるのか

担当者が1人だけで、記録も残っていないと、抜けた日から窓口が止まります。 止まると、社員は自己流で使い始め、ルールのない状態に戻ります。 次の3つを、担当者を決める時点で用意します。

担当者への手当や評価に反映するかは、会社ごとに決めます。 常時10人以上の労働者を使う会社は、賃金の決定・計算・支払の方法を就業規則に書く義務があります（労働基準法89条2号）。賃金に関する事項は、就業規則の本体とは別の規程（賃金規程）に定めてもよいと、厚生労働省のモデル就業規則に示されています。手当を新設するなら、自社で賃金を定めている規程に書き加えます。【各自確認：自社の賃金規程への手当の書き方。顧問の社会保険労務士に確認】 金額の目安は、このサイトでは示しません。まず、週の作業枠を業務時間として明示するところから始めます。

よくある質問

専任の担当者を採用したほうがよいですか。 従業員100名以下なら、勧めません。責任者の作業は週3時間ほどの試算で、専任にすると勤務時間の大半が空きます。責任者の作業が週10時間を超えてきたら、専任を考える目安です。

ITに詳しい社員がいません。誰を責任者にすればよいですか。 詳しさは条件ではありません。業務を長く知っていて、周りから相談されている人を選びます。操作は後から覚えられます。

部門長を、そのまま部門の窓口にしてよいですか。 部門長が窓口を兼ねるのは、部門の人数が10名以下の場合に限ります。それより大きいと、部下が「上司に聞きにくい」という理由で質問を止めます。部門の中堅の社員を窓口にするほうが、質問が集まります。

外部の専門家に、担当者を任せてもよいですか。 使い方の相談や研修は外部に頼めます。ただし「何を入力してよいか」の判断と、質問の受付は社内に残します。社内の業務と取引先の情報を知っているのは、社内の人だからです。

責任者を1人にすると、その人に負担が集中しませんか。 週2時間の枠を業務時間として渡していれば、集中しません。枠を渡さずに任せると、本人の残業になります。負担を分けるために、部門窓口と代行者を置きます。