AI導入を1部門だけで試すか全社で始めるか

1部門で試すのと全社で始めるのは、何が違うのか

違いは「効果の大きさ」ではなく、「外れたときの損失」と「学べること」です。

全社で始める利点は、当たれば効果が全員に及ぶことです。 1部門で始める利点は、外れても小さく済むことと、原因を切り分けられることです。 どちらが正しいかは、会社の規模と業務の共通度で決まります。次の試算で数字にします。

試算：1部門と全社で、投入時間と回収ラインはどう違うのか

従業員60名、6部門、そのうち試験対象の1部門が8名という会社を想定します。 試験期間は8週間です。まず、始めるために人が使う時間を並べます。

前提（このサイトの仮置きで、実測値ではありません）：

• ルール決め：1部門は経営層と部門長の2名×2時間。全社は経営層と6部門長の計6名×2時間
• 研修：1人2時間。1部門は8名、全社は60名
• 振り返り：週30分×8週。1部門は2名、全社は部門長6名
• 計測：1人30分。導入前の1週間に、AIに任せたい業務の時間を記録する

次に、8週間でどれだけ時間が空くかを3つの場合で比べます。 前提は「AIが使える業務が1人あたり週1時間分ある」ことです。 立ち上がりの前半4週は週30分、後半4週は週1時間30分の平均で週1時間とみなしています。

読み取れることは3つです。

1. 効果が想定どおりなら、全社のほうが手元に残る時間は大きい
2. 投入を回収する最低ライン（回収ライン）は、1部門で週30分、全社で週約23分（186÷480）。全社のほうが低い
3. 効果ゼロの場合、全社は1部門より154時間多く失う。時給3,000円（社内の人件費の仮置き）で換算すると約46万円の差

この表にはAIツールの利用料は含めていません。 【各自確認：導入予定のAIツールの1人あたり月額料金を、そのツールの公式ページで確認】し、人数分を足してください。全社は人数が8倍近いため、料金の差も同じ比率で開きます。

それでも「1部門から」を勧める理由は何か

数字だけなら全社が有利に見える場合があります。それでも、このサイトでは原則1部門を勧めます。 理由は、表の「効果が想定どおり」が全部門で成り立つ保証がないからです。

• 経理は転記と照合が多く、削減が出やすい
• 現場の職人や運転手が中心の部門は、AIに任せられる文書業務が少ない
• 営業は、使い方の巧拙で人によって差が大きく開く

上の試算は「全員が同じ効果」と置いた場合の数字です。実際には、効果の出る部門と出ない部門に分かれます。 全社で一斉に始めると、効果が出た部門と出なかった部門の差が、原因不明のまま残ります。

もう1つは、研修の作り直しです。 1部門で8週間やると、「この指示文は効いた」「この業務は任せられなかった」が手元に残ります。 それを他部門の研修に使えるので、全社展開のときの研修は、初回より短く、当たりやすくなります。

全社で始めてよいのは、どんな会社か

次の条件が3つ以上そろうなら、全社で始めても構いません。

従業員20名以下だと、部門の区切りに意味がなくなります。1部門が3〜4名になり、試験の結果が個人差に引きずられるためです。 この場合は「1部門で試す」より「3〜5名のチームで試す」と考えるほうが実態に合います。

どの部門から試すか｜選ぶ前のチェックリスト

1部門から始めると決めたら、次に部門を選びます。次の項目を、候補の部門ごとに確認します。

• □ 文書作成・転記・照合・定型メールなど、決まった形の作業が週に何時間もある
• □ 部門長が自分から「やってみたい」と言っている
• □ 作業時間を「時間」で数えられる（件数×1件あたりの時間で出せる）
• □ 扱う情報に、個人情報や取引先の機密が少ない
• □ 繁忙期（決算・棚卸し・年末調整など）と8週間が重ならない
• □ 失敗してもお客様に届く前に社内で止められる

このサイトが最初の候補に挙げるのは、総務、経理、営業事務です。 文書と転記が多く、判断より作業が中心で、失敗しても社内で止められるためです。 逆に、お客様への回答や見積の金額判断など、ミスが直接お客様に届く業務を含む部門は、最初の候補から外します。

試験導入8週間の手順

部門が決まったら、次の順で進めます。

1. 第0週：全社の利用ルールを決める（次の見出しで説明）
2. 第0週：部門メンバーが、1週間分の作業時間を記録する（計測）
3. 第1週：2時間の研修。AIに任せる業務を3つだけ選ぶ
4. 第2〜4週：選んだ3業務にだけAIを使う。週1回30分、うまくいかなかった点を共有する
5. 第5〜7週：任せる業務を最大5つまで増やす。作業時間を記録し続ける
6. 第8週：導入前の時間と比べ、減った時間を出す。続ける・広げる・やめるを決める

最初から業務を10個も20個も任せません。3つに絞るのは、失敗の原因を見つけやすくするためです。

1週間の業務を棚卸しするときの文例

第0週の計測のあと、メンバーが自分の業務をAIに整理させる場合の指示文です。コピーして使えます。

以下は、私の1週間の業務の記録です。
AIに任せられそうな業務を、次の3つに分けてください。
1. AIにほぼ任せられる（文書の下書き、転記、要約など）
2. AIが下書きして、人が確認すればよい
3. 人が判断するべきで、AIには任せない

各業務について、分けた理由を1行で書いてください。

業務の記録：
[業務名／1回あたりの時間／週の回数 を1行ずつ書く]

[ ]の部分は自分の業務の記録に置き換えます。 取引先名や個人名が入る場合は、「A社」「担当者B」のように伏せてから貼ります。

1部門で始めても、全社で先に決めておくことは何か

試験導入は1部門でも、社員は他部門にもいます。 試験部門以外の社員が、ルールのないまま自分でAIを使い始めることを、このサイトは最も警戒しています（統計ではなく、このサイトの見立てです）。 次の5つだけは、全社で先に決めます。

AIチャットツールに入力した内容は、無料版では学習に使われる設定になっている場合があります。 設定画面で変えられる場合と、変えられない場合があります。使うツールごとに【各自確認：入力内容が学習に使われる設定になっていないか、各ツールの公式ヘルプの「データの利用」の項で確認】してください。

補助金についても触れておきます。 デジタル化・AI導入補助金2026（旧IT導入補助金）の通常枠は、補助率が1/2以内（低賃金雇用の従業員が全従業員の30%以上の場合は2/3以内）です。補助額は、1プロセス以上で5万円以上150万円未満、4プロセス以上で150万円以上450万円以下です（2026年10月3日に事務局の公式ページで確認。出典：https://it-shien.smrj.go.jp/applicant/subsidy/normal/）。 公募回ごとに条件が変わるため、申請前に最新の公募要領で確認してください。 導入予定のツールが補助の対象になるかは【各自確認：導入予定のAIツールが、最新の公募要領の対象ツール一覧に登録されているか。事務局公式サイトの公募要領で確認】です。

8週間のあとは、どう判断するのか

第8週に、次の3つの数字を並べます。

• 導入前の作業時間（第0週の計測）
• 導入後の作業時間（第7週の記録）
• 減った時間の合計と、投入した時間（この記事の試算なら1部門で32時間）

判断は3通りです。

やめる判断も、試験導入の成果です。全社で始めていたら、186時間を使ってから同じ結論に着きます。

よくある質問

従業員20名以下でも、1部門から始めるべきですか。 20名以下なら、全社で始めても損失は小さく済みます。部門の区切りが小さすぎる場合は、3〜5名のチームを1つ選んで8週間試す形が実態に合います。ルールだけは同じく先に決めます。

8週間で効果が出なかったら、やめてよいですか。 やめて構いません。ただし、やめる前に「任せた業務が合っていたか」を見ます。文書作成が少ない部門なら、部門の選び方が原因です。別の部門で1回だけ試します。

試験部門以外の社員が、勝手にAIを使い始めたらどうしますか。 止める必要はありません。全社で決めたルール（入力してはいけない情報、使ってよいツール）の範囲で使ってもらい、困ったときの相談先を伝えます。ルールがないまま使われる状態が、いちばん危ない状態です。

1部門で成功したら、次はどこに広げますか。 業務が似ている部門を先にします。総務で成功したなら、次は経理や営業事務です。指示文をそのまま渡せる部門から広げると、研修が短く済みます。

試験導入の費用は補助金の対象になりますか。 【各自確認：導入予定のAIツールが、デジタル化・AI導入補助金2026の対象ツールとして登録されているか。事務局公式サイトの最新公募要領で確認】。対象になる場合でも、公募回ごとに条件が変わります。申請前に最新の公募要領で確認してください。