支払条件・掛け払いの案内文をAIで作る

支払条件の案内文とは、どんな業務か

支払条件の案内文とは、新規取引を始めるときや、支払方法を変更するときに 取引先へ送る書面のことです。次のような場面で発生します。

• 新規取引先に「振込先」「締め日」「支払サイト（月末締め翌月末払い、など）」を伝える
• 既存取引先に対し、支払条件を変更する（サイトを短縮・延長する、振込先を変える）
• 掛け払い（後払い）を始めるにあたり、取引条件をまとめて案内する
• 支払期日が近い取引先に、条件を再確認する形で案内を送る

いずれも文章の骨格はほぼ同じで、変わるのは取引先名・金額・日付・条件の数値部分です。 この「骨格は同じで数値だけ変わる」という性質が、AIに向いている条件のひとつです。

AIに任せられる部分と、人が残す部分

条件を決める・与信を判断するという「人にしかできない部分」と、 決まった条件を文章にする「機械的な部分」を分けて考えることが出発点です。

案内文作成で、月にどれだけ時間が減るか

取引先が50社ある会社で、支払条件の新規案内・変更案内を月に10件程度作成する 想定で試算します。

試算の前提：月10件の案内文作成、1件あたりの作成時間20分（ゼロから文章を考える場合）を 基準にしています。取引先数・案内の頻度が多い会社ほど削減時間は大きくなり、 逆に案内文をほとんど作らない会社では差はごくわずかです。 テンプレートがすでに整っている会社は、この試算より削減幅が小さくなります。

指示文の文例｜支払条件の案内文を作る

以下は、取引先へ支払条件を案内する文面をAIに作らせるための指示文の例です。 角括弧の部分を自社の内容に置き換えて使います。

以下の条件で、取引先への支払条件案内メールの下書きを作成してください。

【取引先名】株式会社〇〇
【案内の種類】新規取引開始にともなう支払条件の案内
【締め日】毎月末日
【支払サイト】翌月末払い
【支払方法】銀行振込（振込手数料は貴社負担でお願いする）
【差出人】〇〇株式会社 経理担当

条件:
- 丁寧な依頼文の形式にすること
- 金額や日付など、指定していない数字を勝手に補わないこと
- 件名も1行で提案すること

角括弧の中身を実際の取引先名・条件に置き換えて使います。 金額や日付をAIが自分で補ってしまうことがあるため、 「指定していない数字を勝手に補わない」という条件を入れます。

この例は、自社が代金を受け取る側の文面です。自社が発注側で、取適法の対象になる取引では、 振込手数料を受注者に負担させることは禁止されています （中小企業庁「ミラサポplus」の取適法の解説）。

掛け払い（後払い）を始めるときの案内文で、特に確認すること

掛け払いの案内文に何を書くかを定めた公的な決まりは、公正取引委員会・中小企業庁の 公表資料には見つかりませんでした（2026年9月時点）。（公的統計はなく、このサイト独自の目安） 下の4項目は、案内文で決めておきたい項目の例です。 なお、発注側が中小の受注者へ発注する取引（取適法の対象）では、 取引の条件を書面か電子メールなどで示す義務があります （公正取引委員会「取適法Q&A」）。 これらの数値は社内で確定した後にAIへ渡し、AIに決めさせないことが要点です。

• 支払期限（例：商品到着後30日以内、月末締め翌月末払いなど）（取適法の対象取引では、月ごとに締める制度でも、物品などを受け取った日から支払日までが60日を超えないことが必要です。公正取引委員会「運用基準」。2026年10月5日確認。なお「取適法Q&A」Q29の「締切後30日以内」は、システム開発のように作業と同時に受領が発生する特定の場合の説明で、一般の物品取引には当てはまりません）
• 支払方法（銀行振込、口座振替など）
• 遅延した場合の扱い（遅延損害金の有無・利率）【各自確認：自社の契約書・取引基本契約に遅延損害金の定めと利率があるか、契約書の該当条項で確認】
• 与信枠（いくらまでの取引を掛け払いで認めるか）

遅延損害金の利率は、契約で決めていなければ民法の法定利率（年3%、3年ごとに見直し）です （民法404条・419条）。契約で法定利率より高い利率を決めていれば、その利率が使われます （民法419条1項）。

これとは別に、発注側が中小の受注者へ代金を払う取引には、取適法（旧下請法。2026年1月1日施行）が働きます。 対象になるかは、取引の内容と、資本金または従業員数の基準で決まります。 主な決まりは次のとおりです（公正取引委員会・中小企業庁のリーフレット）。

• 物品などを受け取った日から60日以内の、できるだけ短い期間で支払期日を決める
• 物品などを受け取った日から60日を過ぎても払わないときは、60日を過ぎた日から支払日までの日数に応じて、年14.6%の遅延利息を払う（公正取引委員会・中小企業庁「取適法リーフレット」。遅延利息の数え方は公正取引委員会「取適法Q&A」Q83）
• 手形払いは禁止。電子記録債権なども、支払期日に満額を得にくいものは禁止（同リーフレット）
• 振込手数料を、受注者との合意の有無にかかわらず受注者に負担させて代金から差し引くことも禁止（同リーフレット。中小企業庁「ミラサポplus」の解説も同旨）

AIに文面を作らせた後は、自社の契約書のひな形や顧問弁護士・税理士の確認を通します。

導入前チェックリスト

案内文作成をAIに任せる前に、次を確認してください。

• □ 取引先ごとの支払条件（締め日・サイト・振込先）が一覧表やマスタとして整理されているか
• □ 過去に送った案内文の文例が、社内に2〜3件残っているか（AIに型を読ませる材料になる）
• □ AIが作った下書きを、送付前に人が確認する工程を用意できるか
• □ 支払条件の数値（サイト日数・金額・与信枠）は、AIに渡す前に社内で確定しているか
• □ 遅延損害金など法令に関わる項目は、契約書のひな形や専門家の確認を通す前提になっているか

5個中4個以上が「はい」であれば、下書き作成の範囲でAI化を検討してよい状態です。 取引先マスタが整理されていない場合は、まず一覧化する作業が先になります。

よくある質問

Q. 支払条件を厳しく変更する案内文もAIに作らせて大丈夫ですか。 文面の下書きまでは任せられますが、取引先との関係を損なわないよう、 変更理由の伝え方や送付タイミングは人が判断します。特に長年の取引先には、 事前の電話連絡など文面以外の対応を合わせて検討します。

Q. 掛け払いの与信枠はAIに計算させてもいいですか。 すすめません。与信枠の判断には取引実績・支払能力・業界の慣行など 数値化しにくい情報が関わり、AIが持たない社内の経緯も影響します。 与信の判断材料（過去の取引履歴の一覧化など）をAIに整理させることはできますが、 枠そのものの決定は人が行います。

Q. 案内文のひな形が社内に無い場合はどうすればいいですか。 ゼロからAIに作らせることもできますが、過去に送った類似の文書 （請求書送付時の挨拶文など）が1つでもあれば、それを読ませたほうが 自社らしい文面に近づきます。ひな形が全く無い場合は、まず1本を人が作り、 それを型としてAIに読ませる進め方をすすめます。

Q. 取引先数が少ない会社でも意味がありますか。 取引先が数社程度で案内文を作る機会が少ない場合、削減時間はわずかです。 月に何度も条件変更や新規案内が発生する会社ほど効果が出やすい業務です。

Q. 遅延損害金の利率など、法律に関わる部分もAIに任せられますか。 文面の言い回しはAIに任せられますが、利率の設定には 民法の法定利率（404条・419条）や取適法（旧下請法）が関わる場合があります。 契約書のひな形や専門家の確認を通してください。 なお、利息制限法4条は「金銭を目的とする消費貸借上の債務の不履行」についての条文です （e-Gov法令検索）。条文上は、商品代金の遅延損害金を直接の対象にしていません。